برنامه ریزی به روش GTD برای رهایی از مشغولیت‌های ذهنی
برنامه ریزی به روش GTD چیست ؟ همه ما مشغولیت‌های ذهنی داریم که ما را از انجام بسیاری از کارهای لازم و ضروری باز می‌دارند. در این مقاله با آموزش روش GTD به شما کمک می‌کنیم تا بتوانید ذهن خود را به راحتی خانه تکانی کنید و به انجام کارهایی بپردازید که رشد و پیشرفت شما را در پی داشته باشند.
دیوید آلن کیست؟
دیوید آلن، نویسنده و مشاور مدیریت بهره‌وری و پایه‌گذار سبک برنامه‌ریزی GTD در آمریکا است. وی مشاغل زیادی را تا سن 35 سالگی تجربه کرده است، مشاغلی مانند شعبده‌باز، پیشخدمت، مربی کاراته، توزیع‌کننده ویتامین، مدیر پمپ بنزین و… و در نهایت موسسه دیوید آلن را تاسیس کرد تا بتواند روش خود را به دیگران آموزش دهد.
برخی از کتاب‌های دیوید آلن عبارتند از:
- GTD، روشی برای انجام بهتر کارها،
- برای هر چیزی آماده است؛ 52 اصل بهره‌وری برای کار و زندگی،
- به سرانجام رساندن کارها؛ هنر بهره‌وری بدون استرس.
برنامه ریزی به روش GTD چیست؟
به گفته دیوید آلن: «خلاق بودن، استراتژیک بودن و صرفا حضور و عشق ورزیدن به زمان نیاز ندارد، بلکه تنها به فضای کافی نیاز دارد.»
همه ما در طول روز درگیر هزاران کار انجام شده و انجام نشده هستیم:
- به اهداف و آرزوهایی فکر می‌کنیم که به آن‌ها نرسیده‌ایم و اصلا برنامه‌ای برای‌شان نداریم،
- کلی ایده در ذهن خود داریم که فرصتی برای پر و بال دادن به آن‌ها پیدا نمی‌کنیم،
- لیستی از خریدهای مورد نیاز را در ذهن‌مان نگه داشته‌ایم تا فرصتی برای رفتن به خرید پیدا کنیم،
- تاریخ تولد دوستان و نزدیکان خود را در ذهن‌مان ثبت کرده‌ایم،
- باید چند تماس تلفنی بگیریم و به دیدن چند نفر برویم، اما فرصت کافی نداریم،
- باید برای سلامتی و چکاپ شدن به دکتر مراجعه کنیم اما هر روز آن را عقب می‌اندازیم،
- چندین قبض پرداخت نشده داریم،
- لباس‌های اتو نشده،
و چندین و چند کار دیگری که برنامه‌ای برای انجام دادن‌شان نداریم اما ذهن‌مان را به شدت درگیر خود کرده‌اند. با یادگیری روش GTD، به راحتی می‌توانیم ابتدا ذهن خود را از انجام تمام کارهای نیمه‌تمام خالی کرده و سپس راهی برای انجام کارهای ضروری پیدا کنیم.
اگر مایل هستید اطلاعات بیشتری را در خصوص برنامه‌ریزی به دست آورید، پیشنهاد می‌کنم مقاله برنامه ریزی چیست را بخوانید. در این مقاله به تمام نکات و تکنیک‌های برنامه‌ریزی پرداخته‌ایم.
آموزش روش GTD در 5 مرحله اساسی
در ادامه به معرفی مراحل این روش کاربردی می‌پردازیم. اگر به این مراحل توجه کنید و تمام گام‌ها را قدم به قدم طی کنید، بدون شک می‌توانید ذهن خود را از هرج و مرج و شلوغی نجات داده و به آن نظم دهید.
1)برنامه ریزی به روش GTD چیست : جمع‌آوری کنید
برای این‌که بتوانید به خانه خود نظم دهید، باید کارهای زیر را انجام دهید:
- ابتدا به دقت به اطراف خود توجه کنید تا چیزهای اضافی که باعث شلوغی اطراف‌تان شده را ببینید،
- سپس وسایل اضافی را جمع و جور کنید و هر کدام را در جای مناسب خود قرار دهید،
- در نهایت نیز خانه را جارو کرده و دستمال بکشید.
حال می‌توانید با خیالی آسوده و بدون چیزهایی که توجه‌تان را به خود جلب کرده و به اصطلاح روی اعصاب‌تان هستند، کمی بنشینید و به کارهای مهم و اساسی خود بپردازید.
ذهن ما نیز دقیقا مانند یک خانه به‌هم ریخته است. همان‌طور که خانه به‌هم ریخته تمرکز ما را از انجام کارهای اساسی باز می‌دارد، ذهن به‌هم ریخته نیز فرصت فکر کردن و پرداختن به کارهای اساسی را از ما می‌گیرد.
راهکار آموزش روش GTD
برای این‌که بتوانید ذهن خود را از تمام چیزهای بیهوده خالی کنید تا جایی برای موارد مهم و اساسی پیدا کنید، دفترچه‌ای تهیه کنید و شروع کنید به نوشتن تمام فکرها و کارهایی که ذهنتان را به خود مشغول کرده است.
اگر نوشتن برای‌تان سخت است و یا فرصت کافی ندارید، می‌توانید تمام موارد را با گوشی همراهتان ضبط کنید. با این روش نیز می‌توانید هر زمان که فرصت داشتید فایل صوتی را گوش داده و یادداشت‌برداری کنید.
حتما ذهن مشغولی‌های خود را یادداشت کنید تا بتوانید مراحل بعدی را بهتر و راحت‌تر انجام دهید. قدرت نوشتن را دست‌کم نگیرید.
نکته مهم
لطفا در حین انجام این کار، مکانی مناسب به دور از حواس‌پرتی‌ها انتخاب کنید و با دقت تمام چیزهایی که ذهنتان را مشغول کرده‌اند، بنویسید و یا ضبط کنید.
توصیه می‌کنم گوشی همراه خود را نیز از دسترس خارج کنید و اگر قصد دارید صدای خود را با گوشی همراهتان ضبط کنید، اینترنت را خاموش کنید. به اطرافیان خود نیز بگویید که نیاز دارید ساعتی را تنها باشید و به موضوعی فکر کنید تا کسی مزاحم‌تان نشود.
2) برنامه ریزی به روش GTD چیست : پردازش کنید
اکنون که تمام ذهن مشغولیت‌های‌تان را جمع‌آوری کرده‌اید، نوبت به پردازش کردن تک‌تک آن‌ها است. باید تکلیف خود را مشخص کنید که آیا کارهایی که ذهنتان را به خود مشغول کرده‌اند، انجام‌شدنی هستند و یا خیر باید به سطل زباله انداخته شوند.
راهکار آموزش روش GTD
در مقابل تمام کارهایی که نوشته‌اید ابتدا بنویسید که به نظرتان انجام شدنی هستند یا خیر. یعنی مشخص کنید که می‌توانید برای محقق ساختن‌شان، راه‌حلی پیدا کنید؟
در قدم بعدی نیز برای کارهایی که به نظرتان انجام‌شدنی هستند، اقداماتی که باید انجام دهید را بنویسید. اگر بتوانید برای هر کدام چندین اقدام بنویسید، مسیر رسیدن به روشن‌تر خواهید کرد.
نکته مهم
با دقت به لیست نوشته شده و کارهایی که به نظرتان انجام‌نشدنی هستند نیز توجه کنید. به این نکته توجه کنید که اگر انجام این کارها برای‌تان مهم نبود، ذهنتان را به خود مشغول نمی‌کرد.
برای رفع این مشکل شروع کنید به پرس‌جو از افرادی که می‌توانند شما را راهنمایی کنند. سعی کنید از افرادی غیر از خانواده و دوستان‌تان کمک بگیرید تا بتوانید مسیر را بهتر طی کنید. بسیاری از اطرافیان نه تنها به شما کمک زیادی نمی‌کنند، بلکه سعی دارند شما را از انجام کارهای‌تان منع کنند.
در یکی از جلسات مشاوره با خانمی صحبت کردیم که متاهل و صاحب فرزند بودند. اطرافیان‌شان تنها او را به خانه‌داری و فرزندپروری تشویق می‌کردند در صورتی که برای آن خانم، کار کردن و استقلال اهمیت زیادی داشت. به همین دلیل است که می‌گوییم از افرادی کمک بگیرید که بتوانند راه را به روشنی به شما نشان دهند، نه این‌که مانع و سدی در مقابل‌تان باشند.
3)برنامه ریزی به روش GTD چیست : سازمان‌دهی کنید
در مرحله سوم نیز باید کارهای خود را سازمان‌دهی کنید. به این معنی که آن‌ها را به درستی طبقه‌بندی کنید و در جای مناسب خود قرار دهید. در ادامه به شما می‌گوییم که چگونه این کار را انجام دهید.
راهکار آموزش روش GTD
در این مرحله ابتدا کارها و فعالیت‌هایی که نوشته‌اید را اولویت‌بندی کنید. برای مثال می‌توانید در کنار هر کدام از آن‌ها شماره بنویسید تا به میزان اهمیتی که برای‌تان دارند، پی ببرید.
بعضی از کارها به اندازه‌ای ضروری هستند که به تعویق انداختن‌شان، برای شما مشکلات جدی به همراه خواهد داشت. مانند مراجعه نکردن به دندان پزشک، پیگیری نکردن بیماری، سر نزدن به اقوام و… .
سازمان‌دهی کردن به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را در ذهنتان طبقه‌بندی کرده و بدانید که برای رسیدن به موفقیبت باید از چه کارهایی شروع کنید. مانند این است که شما تمام وسایل خانه را در جای مناسب خود قرار دهید تا در صورت لزوم بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. در غیر این صورت باید کل روز را به دنبال وسیله‌ای که به آن نیاز دارید، باشید.
نکته مهم
در حین اولویت‌بندی، به کارهای مهمی که از انجام دادن‌شان فراری هستید، توجه کنید و آن‌ها را در اولویت قرار دهید. با این کار ذهن خود را از کارهایی که دوست ندارید، خالی خواهید کرد تا فرصتی برای پرداختن به کارهای مهم‌تر پیدا کنید.
4)برنامه ریزی به روش GTD چیست : بازتاب دهید
اگر بتوانید مرتبا مطالب نوشته شده را مرور کنید، از اهمال‌کاری‌های روزانه نجات پیدا خواهید کرد.
راهکار آموزش روش GTD
هر روز سعی کنید نوشته‌های خود را مرور کنید تا بتوانید بهترین برنامه‌ریزی را برای انجام کارهای‌تان داشته باشید.
سپس در رابطه با هر کدام به این موضوع فکر کنید که روش بهتری برای انجام دادن آن وجود داشته که به آن بی‌توجه بوده‌اید. برای پیدا کردن راه مناسب می‌توانید:
- کتاب‌هایی را در این زمینه مطالعه کنید،
- آموزش‌های مرتبط را ببینید،
- و از افراد مناسب کمک بگیرید.
نکته مهم
اگر به‌طور مرتب و روزانه مطالب و راهکارهای نوشته شده را مرور کنید، به خوبی می‌توانید انجام کارهای بیهوده دوری کنید و به افزایش تمرکز برسید.
بهتر است لیستی از کارهای بیهوده‌ای که هر روز انجام می‌دهید را بنویسید. با انجام این کار متوجه خواهید شد که تا چه اندازه زمان‌تان را در طول روز تلف می‌کنید و از انجام کارهای مهم‌تر غافل هستید.
اگر فکر می‌کنید در طول روز زمان تلف شده ندارید، سخت در اشتباه هستید. برای پی بردن به این کارها به سوالات زیر پاسخ دهید:
- تا چه اندازه زمان خود را در شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنید؟
- روزانه چند ساعت از زمان‌تان را به صحبت با دیگران و به گروه‌های خانوادگی اختصاص می‌دهید؟
- چند ساعت در هفته برای انجام کارهای غیر ضروری از خانه بیرون می‌روید؟
- چند ساعت در طول روز تلویزیون نگاه می‌کنید؟
اگر دقت کنید، متوجه می‌شوید که هزاران کار بیهوده وجود دارد که به طور غیر ارادی انجام داده و زمان زیادی را در طول روز از دست می‌دهید. لیستی از این کارها تهیه کنید و سعی کنید به مرور از انجام آن‌ها دوری کنید.
5)برنامه ریزی به روش GTD چیست : اقدام کنید
در آخر نیز باید شروع کنید به اقدام کردن و انجام تمام کارهایی که برای‌شان اولویت‌بندی کرده‌اید. با انجام دادن کارها و تیک زدن‌شان، به ترتیب ذهن خود را از تمام کارهای انجام نشده و نیمه‌تمام آزاد خواهید کرد.
راهکار آموزش روش GTD
ابتدا باید به انجام دادن تمام کارهایی که اولویت‌بندی کرده‌اید و برای‌شان راه‌حل نوشته‌اید، مطمئن باشید تا بتوانید بهترین تصمیم را گرفته و اقدام کنید.
نکته مهم
اقدام کردن حال‌تان را خوب می‌کند. زیرا به این باور می‌رسید که شما می‌توانید هر کاری که دوست دارید را انجام دهید. خیلی از افراد در مرحله چهارم استپ می‌کنند. زیرا گمان می‌کنند که هنوز برای شروع آمادگی لازم را ندارند و ممکن است در انجام کارهای‌شان شکست بخورند.
سعی کنید این ذهنیت را از خود دور کنید. هر چه کارهای ابتدایی‌تر و راحت‌تر را انجام دهید، برای انجام کارهای مهم‌تر و بزرگ‌تر، آمادگی و انگیزه بیشتری پیدا خواهید کرد.
اهمیت برنامه ریزی به روش GTD چیست ؟
با 5 مرحله بیان شده در بالا به راحتی می‌توانید ذهن خود را از تمام کارهای غیر ضروری خالی کنید. در نتیجه این کار، ذهنتان جای خالی برای خلاقیت، نوآوری و انجام کارهایی که شما را به اهداف‌تان نزدیک‌تر می‌کنند، خواهد داشت.
برای رسیدن به نتیجه بهتر می‌توانید به این فکر کنید که چه کارهایی هستند که تاکنون فرصت کافی برای انجام دادن‌شان نداشته‌اید زیرا ذهنتان پر از کارهای بیهوده، ناتمام و باقی‌مانده است.
مقاله معنی عادت ها نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید عادت‌های خوب و بد خود را بشناسید و برای ترک عادت های بد و تقویت عادت‌های خوب خود اقدام کنید.
سخن پایانی
توصیه می کنم این 5 مرحله را در دفتری بنویسید و در پایان هر هفته و هر ماه خود را ارزیابی کنید. بدون شک در هفته‌ها و ماه‌های اول کلی کار ناتمام و شروع نشده خواهید داشت. این امر کاملا طبیعی است. طول می‌کشد تا ذهنتان به برنامه‌ریزی عادت کند. آموزش روش GTD را جدی بگیرید.
روش‌های زیادی برای برنامه ریزی وجود دارند، اما این روش باعث می‌شود تا ذهنتان از تمام کارهای بیهوده‌ای که ماه‌ها و سال‌ها به انجام نشدن آن‌ها مشغول بوده، نجات پیدا کنید.
نظر شما در مورد این سبک از برنامه‌ریزی چیست؟ شما برای انجام کارهای‌تان از برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید؟ در کامنت‌ها برای ما بنویسید. اگر هم سوالی در این زمینه دارید، با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید