اشتباهات رایج و تاثیرگذار در مدیریت زمان

اشتباهات مدیریت زمان را بشناسید تا بتوانید در انجام کارهای‌تان موفق عمل کنید.

شما هم مانند بسیاری از افراد مجبور هستید تا دیر وقت مشغول کارهای‌تان باشید تا بتوانید سر موعد تحویل دهید؟ زمان کافی برای انجام کارهای‌تان ندارید؟ نمی‌توانید زمانی را به تفریح و استراحت اختصاص دهید و از بودن در کنار خانواده خود لذت ببرید؟

اگر پاسخ‌تان به این سوالات مثبت است، باید بدانید کارهایی را در طول روز، به‌طور ناخودآگاه انجام می‌دهید که زمان‌ زیادی را از شما تلف می‌کنند.

در این مقاله شما را با این کارها آشنا می‌کنیم تا بتوانید به تمام برنامه‌ریزی‌ها و کارهای‌تان برسید و زمان‌تان را به درستی مدیریت کنید.

اهمیت یادگیری اشتباهات رایج در مدیریت زمان

با دوری از اشتباهات رایجی که اکثر افراد به‌طور ناخودآگاه انجام می‌دهند، می‌توانید:

• بهره‌وری خود را افزایش دهید،
• زمان کافی برای تقویت مهارت‌‎های‌تان پیدا کنید،
• به انجام کارهایی که دوست دارید، بپردازید،
• کارهای‌تان را دقیق‌تر و در زمان کمتری انجام دهید،
• آرامش بیشتری در طول روز تجربه کنید،
• انگیزه و انرژی کافی برای انجام کارهای‌تان به دست آورید،
• و… .

برای یادگیری بهتر این مفهوم و خواندن مطالب بیشتر در این زمینه، مقاله مدیریت زمان چیست را مطالعه کنید.

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

برای مدیریت زمان دقیق، لازم است از انجام کارهای اشتباهی که در ادامه شرح می‌دهیم، خودداری کنید.

1)طولانی بودن لیست کارها

زمانی که صحبت از مدیریت زمان می‌شود، اغلب افراد از خودشان انتظار دارند با یادگیری این مهارت بتوانند کارهای بیشتری را در طول یک روز انجام دهند. به دلیل همین تصور نیز در حین نوشتن چک لیست روزانه، کارهای زیادی را یادداشت می‌کنند.

این کار باعث می‌شود تا فرد در پایان روز:

• با لیستی از کارهای انجام نشده مواجه شده و از خودش مایوس و ناراحت شود،
• به مرور زمان از برنامه‌ریزی و تهیه چک لیست ناامید شود،
• به این باور برسد که در طول روز زمان کافی برای انجام کارهایش ندارد و همیشه شلوغ و پر کار است،
• و از همه مهم‌تر به انجام کارهای کم اهمیت‌تر بپردازد تا لیست نوشته شده را کوتاه‌تر و تعداد کارهای انجام شده را بیشتر کند. در نتیجه از انجام کارهای با اهمیت‌تر غافل می‌ماند.

راه‌حل رهایی از این ناامیدی این است که در چک لیست روزانه خود، فقط 5 یا 6 کار مهم یادداشت کنید. کارهایی که در راستای رسیدن به اهداف‌تان هستند. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، در یک چک لیست جانبی، کارهای غیر ضروری‌تان را بنویسید. کارهای مانند خرید رفتن، کافی‌شاپ رفتن با دوستان، تمیز کردن خانه، شستن لباس‌ها، ورزش کردن و… در این لیست قرار می‌گیرند.

کتاب چک لیست در این زمینه به شما کمک بسزایی می‌کند.

2)اشتباهات مدیریت زمان :بی‌توجهی به کارهای مهم‌تر

ذهن، تمایل زیادی به انجام کارهای آسان‌تر دارد. کارهایی که سختی کمتر ولی لذت بیشتری را برای فرد به همراه دارند. بنابراین به‌طور معمول روز خود را با انجام کارهای آسان‌تر شروع می‌کنید و کارهای مهم‌تر و سخت‌تر را به آخر وقت می‌سپارید.

این کار به شما در رسیدن به موفقیت و مدیریت زمان کمکی نمی‌کند و باعث می‌شود تا:

• در حین انجام کار مهم، انرژی و توان کافی نداشته باشید،
• به دلیل اتفاقات روزمره زمان کافی برای انجام کارهای ضروری نداشته و آن را به روز بعد موکول کنید،
• و در تمام روز ذهن‌تان مشغول انجام نشدن آن کار مهم باشد.

در نظر داشته باشید که اگر روزتان را با انجام کارهای مهم‌تر شروع کنید و به عبارت دیگر در انجام کارهای‌تان اولویت‌بندی داشته باشید، در زمان‌تان صرفه‌جویی خواهید کرد.

3)عدم تعیین زمان برای انجام کارها

بی‌توجهی به تعیین زمان شروع و پایان انجام کارها، زمان زیادی را از شما تلف می‌کند. زیرا گمان می‌کنید که تا پایان روز فرصت کافی برای انجام کارهای‌تان دارید و آن‌ها را پشت‌گوش می‌اندازید.

در مقابل نیز اگر در تعیین زمان انجام کارها واقع‌بینانه عمل نکنید، زمان‌تان را از دست داده‌اید. برای مثال اگر برای کاری که انجام آن 2 ساعت زمان لازم دارد، 1 ساعت زمان تعیین کنید، کل برنامه‌های‌تان را با مشکل مواجه کرده و انگیزه خود را برای انجام دیگر کارها کاهش می‌دهید.

بنابراین لازم است در حین تعیین زمان، واقع‌بین باشید و به استعدادها، توانایی‌ها و مشغولیت‌های خود در طول روز توجه کنید.

4)بی‌توجهی به زمان‌های تلف شده

چه بخواهید و چه نخواهید، در طول روز زمان‌های تلف شده بسیاری دارید. زمان‌هایی که به انجام کارهای غیر ضرروی می‌پردازید. برای مثال زمان‌هایی را در نظر بگیرید که:

• با تلفن صحبت می‌کنید،
• در شبکه‌های اجتماعی پرسه می‌زنید،
• تلویزیون تماشا می‌کنید،
• بیهوده از خانه بیرون می‌روید،
• با گوشی همراه‌تان بازی می‌کنید،
• و… .

البته منظور ما این نیست که باید این کارها را کنار بگذارید و تمام روز را فقط کار کنید. اتفاقا با دوری از این کارها می‌توانید زمان اضافه خود را در طول روز به انجام کارهای مهم‌تری مانند پیاده‌روی، خواندن کتاب، یادگیری مهارت جدید و… اختصاص دهید. کارهایی که در پایان روز با فکر کردن به آن‌ها احساس خوشایندی پیدا کرده و تصور نمی‌کنید زمان‌تان را بیهوده هدر داده‌اید.

بی‌توجهی به این زمان‌ها باعث می‌شود تا در پایان روز به خودتان بگویید کاش بیشتر از 24 ساعت در یک روز زمان داشتم.

5)اشتباهات مدیریت زمان :بی‌نظمی در محیط

شلختگی و ریخت و پاش باعث می‌شود تا زمان بیشتری را به تمیزکاری اختصاص دهید. شلختگی و بی‌نظمی علاوه بر اطراف‌تان، ذهن‌تان را نیز آشفته می‌کند. در نتیجه از فکر کردن به کارهای مهم‌تر باز می‌مانید.

توصیه می‌کنیم تا می‌توانید از ریخت و پاش دوری کنید تا مجبور نباشید زمان زیادی را به تمیزکاری اختصاص دهید.

6)کم نکردن حواس‌پرتی‌ها

اکثر افراد در حین انجام دادن کارهای‌شان، از حواس‌پرتی‌های اطراف‌شان غافل هستند. به خصوص کارهایی که انجام‌شان کمی سخت است. مثلا به این فکر کنید که در انجام کارهای‌تان، چند بار گوشی همراه و شبکه‌های اجتماعی را بررسی می‌کنید؟ چند بار در مدت زمان اندک کارتان را رها می‌کنید تا به انجام کارهای بی‌مورد بپردازید؟

اگر بتوانید از این حواس‌پرتی‌ها دوری کنید، می‌توانید کارهای‌تان را در مدت زمان کمتری به اتمام برسانید و زمان بیشتری ذخیره کنید. بی‌توجهی به این موضوع باعث می‌شود تا کاری که تنها 2 ساعت زمان لازم دارد را در 3 ساعت به اتمام برسانید.

7)اشتباهات مدیریت زمان :اهمال‌کاری و تنبلی

«فلان کار را فردا انجام می‌دهم»، «انجام این کار باشد برای بعدا»، «الان حوصله انجام این کار را ندارم» و… .

با خودتان صادق باشید و بگویید در طول روز چند بار این جملات را به زبان می‌آورید؟

اهمال‌کاری و تنبلی یکی دیگر از نکاتی است که باعث می‌شوند نتوانیم زمان‌مان را به درستی مدیریت کنیم. برای رهایی از این موضوع، مقاله غلبه بر اهمال کاری را مطالعه کنید. در این مقاله موثرترین راهکارها را بیان کرده‌ایم. به همین دلیل در این بخش از بیان توضیحات اضافه‌تر خودداری می‌کنیم.

توصیه می‌کنم به‌جای این‌که از انجام نشدن کارهای‌تان ناراحت و افسرده شوید، به این فکر کنید که دلیل انجام ندادن آن کار چه چیزی بوده است. این کار باعث می‌شود تا مشکلات‌تان را از ریشه شناسایی و حل کنید.

8)انجام کارهای همزمان

انجام دو یا چند کار همزمان نیز علاوه بر کاهش کیفیت کار، باعث می‌شود تا زمان زیادی را از دست بدهید. زیرا ذهن توانایی انجام تنها یک کار را دارد و اگر به انجام چند کار بپردازید، زمان بیشتری برای تمرکز از دست می‌دهید.

برای رهایی از این مشکل و افزایش زمان، باید تنها به انجام یک کار بپردازید. برای این‌که بهتر به این موضوع پی ببرید، زمانی که صرف انجام چند کار همزمان می‌کنید را اندازه بگیرید و سپس زمان انجام تک‌تک همان کارها را نیز اندازه بگیرید. بدون شک زمان انجام تک‌تک کارها از زمان انجام همزمان کارها، کمتر خواهد بود.

فراموش نکنید که نداشتن تمرکز در حین انجام کار، زمان زیادی را از شما می‌گیرد. پیشنهاد می‌کنم مقاله افزایش تمرکز را مطالعه کنید تا با موثرترین راهکارها آشنا شوید.

9)دوری از تفریح و استراحت

اگر تمام زمان‌تان را برای انجام کارهای ضروری و غیر ضروری اختصاص دهید و زمانی را برای استراحت و تفریح در نظر نگیرید، انرژی خود را به مرور زمان از دست داده و باطری وجودی‌تان خالی می‌شود.

بنابراین لازم است بعد از انجام هر کاری، زمان کوتاهی را به استراحت و تفریح اختصاص دهید.

اشتباهات مدیریت زمان را جدی بگیرید

در این مقاله به بیان 9 مورد از اشتباهات رایج پرداخته‌ایم که بی‌توجهی به آن‌ها باعث می‌شود تا زمان زیادی را در طول روز از دست بدهیم. این اتفاق نیز باعث می‌شود تا همیشه با حجمی از کارهای تلنبار شده مواجه شویم و از این بابت ناراحت و دلسرد شویم.

با توجه به این موارد و یافتن راه‌حلی برای رفع آن‌ها، به این نتیجه می‌رسید که مدیریت زمان، کار ساده‌ای است.