روش های مدیریت ترس از صحبت در جلسات رسمی و اداری
ترس از صحبت در جلسات اداری و رسمی یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های افراد است. در این مقاله قصد داریم شما را با روش‌های مدیریت ترس از صحبت در جلسات آشنا کنیم. با کمک این روش‌ها مطمئن باشید از این به بعد با کمال‌میل برای صحبت در جلسات، داوطلب خواهید شد. با ما همراه باشید.
قبل از خواندن مقاله پیشنهاد می‌کنم حتما این ویدیوی 5 دقیقه‌ای را تماشا کنید. در این ویدیوبه بیان روش‌های کنترل ترس از صحبت در جللسات پرداخته‌ایم.
ترس از صحبت در جلسات اداری
افراد بسیاری از شرکت در جلساتی که لازم است در آن‌ها صحبت کرده و گزارش کاری ارائه دهند، ترس دارند. این ترس طبیعی است زیرا با افرادی طرف هستیم که ممکن است نسبت به حرفه ما، تبحر بیشتری داشته باشند.
اگر نتوانیم ترس خود را از صحبت در برابر دیگران و افراد بلند‌پایه حیطه فعالیت خود کنترل و مدیریت کنیم، هیچ‌گاه در شغل خود رشد نکرده و به مراتب عالی‌تر نخواهیم رسید. این ترس مانع بزرگی برای ما است، که حتما باید برای رفع آن اقدام کنیم.
برای شناخت دلایل، ریشه‌ها و راه‌های کنترل و مدیریت ترس از سخنرانی، توصیه می‌کنم مقاله ترس از سخنرانی را حتما بخوانید.
دلایل ترس از صحبت در جلسات اداری
دلایل بسیاری وجود دارد که اغلب افراد از صحبت در جلسات رسمی و اداری واهمه دارند. دلایلی مانند:
- نداشتن اطلاعات کافی در مورد موضوع جلسه،
- خجالتی و کم‌رو بودن،
- نداشتن اعتماد به نفس کافی،
- خود کوچک‌بینی،
- نداشتن شناختی از افراد حاضر در جلسه،
- فراموش کردن محتوا،
- ندانستن پاسخ سوالات دیگران،
- مورد قضاوت و یا تمسخر قرار گرفتن،
- و… .
روش‌های مدیریت ترس از صحبت در جلسات
در ادامه قصد داریم 9 مورد از روش‌های کاهش ترس از صحبت در جلسات اداری و رسمی را برای‌تان بنویسیم. این روش‌ها را با دقت بخوانید و تلاش کنید با کمک راهکارهای ارائه شده، ترس‌های خود را کاهش دهید.
1)اطلاعات کافی داشتن
لازم است در مورد موضوعی که قرار است در جلسه مورد بحث قرار گیرد، اطلاعات کافی به دست آورید. با این کار به اعتماد به نفس لازم برای صحبت کردن خواهید رسید.
راهکار
موضوع سخنرانی را حتما از اطرافیان و همکارانی که قبلا هم در این‌گونه جلسات شرکت کرده‌اند، بپرسید تا بتوانید خود را آماده کنید.
2)آشنا شدن با اعضای حاضر در جلسه
بهترین روش، شناخت اعضایی است که قرار است در آن جلسه شرکت کنند، اعضایی مدیر، معاون و… . در این صورت راحت‌تر صحبت کرده و به خوبی می‌توانید نظرات دیگران را از قبل پش‌بینی کنید که کدام‌یک از افراد با شما موافق هستند و یا مخالف.
راهکار
بدانید که هر کدام در مورد موضوع جلسه چقدر اطلاعات دارند و موضع‌گیری آن‌ها چیست. به‌طور کلی باید هدف از تشکیل جلسات را به خوبی بدانید. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید از همکاران‌تان پرس‌جو کنید.
3)ترس از صحبت در جلسات اداری : مشخص کردن سوالات احتمالی
از مهم‌ترین دلایل ترس از صحبت در سخنرانی این است که افراد ترس دارند از اینکه دیگران بخواهند در مورد صحبت‌هایی که عنوان کرده‌اند، از آن‌ها سوال بپرسند. افراد ترس دارند از اینکه جواب سوالات را ندانند و یا اشتباه پاسخ دهند.
راهکار
برای رفع این ترس لازم است از قبل سوالاتی که احتمال می‌دهید از شما پرسیده می‌شوند را روی برگه‌ای بنویسید و پاسخ‌شان را مشخص کنید. در این صورت از سوالات دیگران ترس و واهمه‌ای نداشته و با خیالی آسوده به آن‌ها پاسخ خواهید داد. زیرا از قبل پاسخ این سوالات را برای خود مشخص کرده‌اید.
مقاله پاسخ به سوال در سخنرانی به شما کمک می‌کند تا نحوه پاسخ دادن به سوالات مخاطبان را به خوبی بیاموزید.
4)به همراه داشتن دست‌نوشته
قبل از شروع سخنرانی، دست‌نوشته‌ای تهیه کرده و همراه خود داشته باشید. زیرا باعث می‌شود خیال‌تان از فراموشی محتوا راحت باشد و بتوانید تمام نکات مورد نظرتان را بیان کنید. به همراه داشتن دست‌نوشته یکی از بهترین راه‌های مدیریت ترس از صحبت در جلسات رسمی است.
حتی عده‌ای نیز از اینکه بخواهند روی دست‌نوشته‌های خود نگاه کنند، می‌ترسند. آن‌ها می‌ترسند از اینکه مورد قضاوت دیگران قرار بگیرند و سطح اطلاعات‌شان زیر سوال برود. باید بدانید که این نگرانی به هیچ‌وجه درست نیست. شما با خیالی آسوده می‌توانید این کار را انجام دهید.
راهکار
برگه کوچکی تهیه کرده و تنها عنوان‌هایی که قرار است در موردشان صحبت کنید را بنویسید. اشتباهی که اغلب افراد مرتکب می‌شوند این است که تمام متن خود را روی برگه می‌نویسند. این کار باعث می‌شود که تمرکز خود را در حین سخنرانی از دست بدهند. بنابراین تنها کافی است کلمات کلیدی را بنویسید.
5)به همراه داشتن اسناد و مدارک
بهتر است در جلسات رسمی و اداری، اسناد و مدارکی برای تایید صحبت‌های خود به همراه داشته باشید. زیرا در طول صحبت‌های خود حتما از آمار و ارقام استفاده خواهید کرد و چه بهتر که آن‌ها را با این کار معتبر کنید.
با این روش خیال‌تان راحت است که برای هر ادعایی، سند و مدرک لازم را به همراه دارید و بهتر می‌توانید به سوالات و نظرات دیگران پاسخ داده و متقاعدشان کنید.
راهکار
می‌توانید اسناد و مدارک را به صورت برگه در اختیار دیگر اعضا قرار دهید و یا اینکه آن‌ها را به صورت اسلاید و پاورپوینت نشان دهید تا معتبرتر جلوه کنند.
6)ترس از صحبت در جلسات اداری : زود حاضر شدن در جلسه
در مکان جلسه اداری و رسمی که قرار است سخنرانی کنید، زودتر از دیگران حاضر شوید. با این کار می‌توانید به 2 هدف برسید. اول اینکه با محیطی که قرار است در آن سخنرانی کنید، آشنا شوید و دوم اینکه اگر قبل از دیگران در جلسه حاضر شوید، می‌توانید با تک‌تک افرادی که وارد می‌شوند، آشنا شده و با آن‌ها کمی گفت‌گو داشته باشید.
با این روش احساس می‌کنید که فرد غریبه‌ای در سالن حضور ندارد و شما به خوبی همه آن‌ها را می‌شناسید.
راهکار
خجالت را کنار گذاشته و به راحتی با افرادی که از راه می‌رسند، صحبت کنید. حتی لازم است کمی در مکانی که قرار است صحبت کنید، قدم بزنید و اگر مکانی را از قبل برای‌تان مشخص نکرده‌اند و فضا کاملا جدید است، بهترین مکان را انتخاب کنید.
7)دانستن محدوده زمانی
یکی دیگر از راه‌های مدیریت ترس از صحبت در جلسات رسمی دانستن محدودیت زمانی است. حتما از مسئول برگزاری جلسه بپرسید که برای صحبت‌های خود چقدر زمان در اختیار دارید. در این صورت می‌توانید متن صحبت‌های خود را به گونه‌ای آماده کنید که در محدوده زمانی‌که برای‌تان مشخص کرده‌اند به اتمام برسد.
نکته مهم این است که باید اتفاقات احتمالی را در نظر بگیرید. منظور اتفاقاتی هستند که زمان شما را کاهش می‌دهند و شما به بیان تمام مطالب خود نخواهید رسید. اتفاقاتی مانند سوال پرسیدن دیگران، دیر آمدن بعضی از افراد، زنگ خوردن گوشی همراه مخاطبان، قطعی برق و… .
راهکار
حتما قبل از شروع، سخنرانی خود را تا جایی‌که می‌توانید تمرین کنید، حتی اگر کوتاه باشد. زیرا متوجه خواهید شد با تن صدای خود چگونه بازی کنید تا بتوانید متن خود را بدون یکنواختی برای مخاطب‌تان کامل بیان کنید تا سر زمان موعد به پایان برسد.
برای اینکه بتوانید در مدیریت زمان موفق عمل کنید و این مهارت را به درستی بیاموزید، توصیه می‌کنم مقاله مدیریت زمان در سخنرانی را حتما مطالعه کنید. اگر قصد دارید در طول سخنرانی خود از پاورپوینت استفاده کنید، مقاله مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت برای شما مناسب است. در این مقاله به آموزش بخشی از نرم‌افزار پاورپوینت پرداخته‌ایم که با یادگیری آن می‌توانید زمان مناسب برای توقف روی هر اسلاید را برنامه‌ریزی کنید.
8)ترس از صحبت در جلسات اداری : برقرار کردن ارتباط چشمی
در هنگام صحبت با دیگران حتما باید با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار کنید. با این کار مخاطبان‌تان موظف می‌شوند به صحبت‌های شما گوش دهند. اگر ارتباط چشمی برقرار نکنید، مخاطبان به موارد دیگری از جمله گوشی همراه، برگه در دست و… توجه می‌کنند تا صحبت‌های شما.
راهکار
در تمرینات خود به اشیایی که در اتاق دارید و یا عکس‌ها و پوسترها نگاه کنید. حتی در صحبت‌های روزمره خود با اطرافیان‌تان نیز سعی کنید حتما ارتباط چشمی برقرار کنید تا این کار برای‌تان به عادت تبدیل شود.
مقاله ارتباط چشمی در سخنرانی را حتما مطالعه کنید. در این مقاله تمام نکات و تکنیک‌های لازم را بیان کرده‌ایم، به همین دلیل در این قسمت به نوشتن همین توضیحات بسنده می‌کنیم.
9)صحبت کردن با صدای بلند
در هنگام صحبت در سخنرانی باید با صدای بلند و رسا صحبت کنید، به خصوص در شروع صحبت‌های خود. با این کار به مخاطبان‌تان ثابت می‌کنید که اعتماد به نفس بالایی داشته و به صحبت‌های خود اعتماد و اشراف کافی دارید.
راهکار
صدای خود را در هر بار تمرین ضبط کرده و با دقت به صدای خود گوش دهید. آن‌قدر این کار را ادامه دهید تا از بلندی و وضوح صدای خود رضایت پیدا کنید.
مقاله تغییر صدا در این زمینه به شما کمک بسزایی می‌کند. از خواندن آن غافل نشوید.
مدیریت ترس از صحبت در جلسات اداری و رسمی
اگر این مقاله را با دقت بخوانید و به تمام موارد بیان شده به خوبی توجه کنید، بدون شک در جلسات رسمی و اداری با اعتماد به نفس کافی صحبت خواهید کرد.
تنها نکته‌ای که باید به آن توجه ویژه داشته باشید، تمرین کردن است. حتی اگر قرار باید مدت زمان کوتاهی در جلسه صحبت کنید، آن را بارها و بارها تمرین کنید تا به تسلط کافی برسید. با تمرین می‌توانید بر ترس از صحبت در جلسات غلبه کنید.
باید بدانید که برای هر دلیلی که حاضر نیستید در جلسات اداری صحبت کنید، حتما راه‌حلی وجود دارد. تنها کافی است دلیل خود را در کامنت‌ها با ما در میان بگذارد تا راهنمایی‌تان کنیم.
دیدگاهتان را بنویسید