9 مورد از با ارزش ترین دلایل اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان و اصولی که باید رعایت کنید

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان ، عنصر اصلی رسیدن به موفقیت است. به این سوالات فکر کنید: اطلاع دارید در هفته قبل چه کارهایی انجام داده‌اید؟ زمان خود را چگونه سپری کرده‌اید؟ چه کارهایی را در راستای اهداف‌تان انجام داده‌اید؟ به کدامیک از اهداف‌تان نزدیک شده‌اید؟ اگر به این سوالات به سرعت و دقیق پاسخ دهید، نشان‌ از داشتن برنامه ریزی صحیح است. در این مقاله قصد داریم نحوه صحیح برنامه ریزی و مدیریت زمان را به شما آموزش دهیم.

برنامه ریزی چیست؟

برنامه ریزی فرآیندی است که به شما کمک می‌کند کارهای‌تان را به‌گونه‌ای انجام دهید تا به اهداف‌تان برسید. به عبارت دیگر با برنامه ریزی می‌توانید زندگی بهتر و موفقیت‌تری داشته باشید.

به‌طور حتم نمی‌توان اهمیت برنامه ریزی را در مدیریت کردن زمان نادیده گرفت و ادعا داشت که بدون برنامه‌ریزی هم می‌توان زمان را مدیریت کرد. در جامعه پر مشغله امروز به دست آوردن زمان اضافه برای انجام فعالیت‌های فردی، با توجه به کارهای بیهوده‌ای که همه ما در طول روز انجام می‌دهیم، کار دشواری به نظر می‌رسد.

به همین دلیل لازم است به گونه‌ای کارهای خود را در طول روز برنامه ریزی کنید، که در پایان زمان اضافی در اختیار داشته باشید. این کار بسیار ساده است. در ادامه راه‌های کنترل زمان با برنامه‌ریزی صحیح و اصولی را به شما آموزش خواهیم داد.

برای این‌که بهتر با مفهوم و اهمیت برنامه ریزی آشنا شوید و نکات و تکنیک‌های مهم را بیاموزید، پیشنهاد می‌کنم حتما مقاله برنامه ریزی چیست را بخوانید.

در کنار یادگیری مهارت برنامه ریزی، توصیه می‌کنم مهارت هدف‌گذاری را نیز به شکلی اصولی بیاموزید. برای یادگیری این مهارت، مقاله مفصل هدف چیست را بخوانید. به یاد داشته باشید که زمانی می‌توانید در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان موفق عمل کنید که اهدافی صحیح و قابل دسترس تعیین کنید.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

به گفته پیتر دراکر، یکی از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت زمان:

«اگر نتوانید وقت خود را برنامه ریزی کنید، هیچ چیز دیگر را هم نمی‌توانید برنامه ریزی کنید.»

برنامه ریزی نقش اساسی در کنترل زمان دارد. به همین دلیل باید روز خود را به بهترین شکل برنامه ریزی کنید تا بتوانید از زمانی که در اختیار دارید به خوبی استفاده کنید.

به شما قول می‌دهیم از اولین روزی که کارهای‌تان را بر اساس لیست برنامه ریزی خود انجام دهید و پیش بروید، افزایش 25 درصدی یا بیشتر را در میزان کارایی و بازدهی خود مشاهده خواهید کرد که تقریبا معادل 2 ساعت زمان اضافه در طول روز است.

تصور کنید اگر کارهای خود را 2 ساعت زودتر به اتمام برسانید چه اتفاقی برای‌تان رخ می‌دهد. آیا نمی‌توانید 2 ساعت اضافه را به کارهایی که دوست دارید مانند ورزش کردن، کتاب خواندن، تفریح و سرگرمی بپردازید؟ انجام این کارها و در اختیار داشتن 2 ساعت زمان برای خود، آیا حال‌تان را بهتر نمی‌کند؟ بنابراین برنامه ریزی برای کنترل زمان را جدی بگیرید.

دلایل اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

زمانی که تصمیم بگیرید با برنامه‌ریزی دقیق و اصولی زمان‌تان را مهار کنید، به نتایج شکفت‌انگیزی در زندگی فردی و اجتماعی خود دست پیدا خواهید کرد. نتایجی مانند:

1)انجام به موقع کارها

اگر به افرادی که شاغل هستند دقت کنید، به خوبی متوجه خواهید شد که اغلب برای به اتمام رساندن کارها و وظایفی که به عهده دارند، محبور هستند بیشتر سرکار بمانند و یا کار خود را به خانه بیاورند. این اتفاق به این دلیل رخ می‌دهد که آن‌ها برنامه ریزی مشخصی برای انجام کارهای‌شان ندارند و بیشتر زمان خود را به انجام کارهای بیهوده تلف می‌کنند. کارهایی مانند:

• صحبت با اطرافیان،
• چک کردن گوشی و پرسه زدن در شبکه‌های اجتماعی،
• صحبت کردن با تلفن،
• استراحت کردن‌های طولانی
• انجام کارهای کم‌اهمیت.

به این ترتیب کارهای خود را به موقع به اتمام نمی‌رسانند. با برنامه ریزی به‌طور حتم می‌توانید کارهای مهم و اساسی خود را به موقع انجام دهید و نکته مهم‌تر این‌که در حین انجام کار به چیز دیگری توجه نکنید و تمام تمرکزتان معطوف به کارتان باشد.

2)انجام کارهای بیشتر

به این فکر کنید که هفته گذشته چند کار مهم انجام داده‌اید و چقدر به اهداف‌تان نزدیک‌تر شده‌اید؟

شما تنها زمانی می‌توانید با خیالی آسوده و گردنی برافراشته به این سوال پاسخ دهید که از قبل برنامه ریزی و کنترل زمان داشته باشید. با برنامه ریزی می‌توانید کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتری، به بهترین شکل ممکن انجام دهید.

علاوه بر آن زمانی که بتوانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، به‌طور حتم می‌توانید زمان‌هایی را به تفریح و استراحت به هر شکلی که دوست دارید، اختصاص دهید. زیرا زمان اضافه‌تری نسبت به قبل در اختیار دارید. زمانی که خیال‌تان از بابت کارهای‌تان راحت شده است.

3)اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان : دوری از استرس

همه افراد بدون توجه به شغلی که به آن مشغول هستند، کارهای مهمی برای انجام دادن دارند. به همین دلیل در اکثر مواقع در استرس و نگرانی برای انجام نشدن کارها به سر می‌برند.

اگر شما نیز این دغدغه را دارید و در استرس به سر می‌برید، باید بدانید که برنامه ریزی این مشکل را به خوبی حل می‌کند.

اگر از شب قبل برنامه ریزی کنید که کارهای مهم‌تان را در اولویت قرار دهید و برای هر کدام زمان شروع و پایان تعیین کنید، سر زمان مقرر شده آن کار انجام شده و دیگر استرس و نگرانی برای انجام نشدن آن نخواهید داشت.

4)جلوگیری از سردرگمی

ممکن است برای شما نیز این اتفاق رخ داده باشد که صبح از خواب بیدار شده‌اید و با وجود کارهای زیادی که دارید باز هم سردرگم و بلاتکلیف بوده و ندانسته‌اید که در ابتدا باید به انجام چه کاری مشغول شوید. این بلاتکلیفی و سردرگمی زمان زیادی را از شما تلف می‌کند.

اما اگر برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و بدانید که در چه ساعتی باید چه کاری را شروع کنید، دیگر سردرگم نخواهید بود و از همه مهم‌تر زمان‌تان را از دست نخواهید داد.

5)افزایش قدرت تصمیم‌گیری

زمانی که برنامه ریزی می‌کنید، بهتر به این موضوع پی می‌برید که کدام‌یک از کارهای شما از اهمیت بیشتری نسبت به دیگر کارها برخوردار هستند. این موضوع باعث می‌شود تا برای انجام کارها و مدت زمان لازم برای آن‌ها، بهتر تصمیم‌گیری کنید و کارهای مهم‌تر را زودتر انجام دهید.

6)اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان : رشد و پیشرفت

اگر برای تک‌تک ساعت‌های روز خود برنامه مشخصی داشته باشید و بخشی را به آموزش و رشد فردی اختصاص دهید، بدون شک بعد از مدتی به رشد و پیشرفت خواهید رسید. نداشتن برنامه مشخص در طول شبانه‌روز، زمان اضافه‌ای برای شما باقی نمی‌گذارد تا بتوانید به رشد فردی خود کمک کنید.

7)موقعیت شغلی بهتر

برنامه ریزی و کنترل زمان به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایف شغلی خود را به درستی انجام دهید. یعنی به این نکته پی ببرید که با انجام چه کارهایی می‌توانید وظایف خود را بهتر و دقیق‌تر انجام دهید. این نکته باعث می‌شود تا برای بهتر انجام دادن کارهای‌تان، تلاش کنید و آموزش ببینید.

اگر بتوانید کاری که به آن مشغول هستید را بهتر انجام دهید:

• درآمد بیشتری خواهید داشت،
• ارتقا شغلی پیدا می‌کنید،
• زمان‌های بیشتری را با خانواده می‌گذارنید،
• در موعد مقرر کار را به اتمام می‌رسانید،
• و زمانی برای تفریح در اختیار دارید.

8)داشتن زمان بیشتر

مهم‌ترین فایده مدیریت زمان با برنامه ریزی، در اختیار داشتن زمان بیشتر است. این اتفاق می‌تواند زندگی شما را با تغییرات بزرگ و رو به رشدی مواجه کند.

شما در زندگی کارهای ضروری زیادی دارید که باید انجام دهید. اما با نداشتن برنامه مشخص از انجام بسیاری از آن‌ها غافل شده و بعد از مدتی حال روحی مناسبی نخواهید داشت. زیرا به این باور می‌رسید که فردی بی‌عرضه بوده و توان انجام هیچ کاری را ندارید.

بنابراین داشتن زمان بیشتر در طول روز و هفته می‌تواند اتفاقات خوشایندی را برای‌تان رقم بزند. مقاله تکنیک های مدیریت زمان و اشتباهات مدیریت زمان در این زمینه به شما کمک بسزایی می‌کنند.

9)افزایش اعتماد به نفس

زمانی که با برنامه ریزی بتوانید روند کار خود را بهبود بخشید و در زمینه‌های مختلف زندگی فردی و اجتماعی پیشرفت کنید، به‌طور حتم اعتماد به نفس بیشتری پیدا می‌کنید. با افزایش اعتماد به نفس برای انجام کارهای جدیدتر و بزرگ‌تر انگیزه بیشتری پیدا خواهید داشت. زیرا برای انجام آن هم زمان بیشتری در اختیار دارید و هم این‌که یاد گرفته‌اید که چگونه برنامه ریزی کنید.

برای افزایش اعتماد به نفس خواندن مقاله معرفی کتاب های اعتماد به نفس را پیشنهاد می‌کنیم. در این مقاله می‌توانید با پر فروش‌ترین کتاب‌های نوشته شده در این زمینه آشنا شوید.

اصول اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

با رعایت چند نکته به راحتی می‌توانید در انجام کارهای‌تان، زمان را مدیریت کنید. از جمله:

1. به برنامه ریزی که انجام داده‌اید، پایبند باشید و همیشه بر اساس آن قدم بردارید،
2. زمانی که کار جدیدی برای‌تان پیش می‌آید، قبل از شروع و انجام، آن را به لیست برنامه ریزی خود اضافه کنید،
3. فهرست برنامه ریزی خود را شب قبل از شروع روز کاری بنویسید،
4. ابتدا کارهای باقی‌مانده از روز قبل را بنویسید و سپس کارهای جدیدی که باید انجام دهید،
5. برای هر کاری که باید انجام دهید زمان شروع و پایان در نظر بگیرید.

چرا در زندگی برنامه ریزی و کنترل زمان نداریم؟

بسیاری از افراد نمی‌توانند از زمان خود به خوبی استفاده کنند زیرا:

• اهداف مشخصی برای خود تعیین نکرده‌اند،
• کار را فقط برای انجام شدن آن، انجام می‌دهند،
• برنامه ریزی اصولی را بلد نیستند،
• وقت خود را با کارهای بیهوده و غیر ضروری تلف می‌کنند،
• اهمیت زمان را درک نکرده‌اند،
• در حین انجام کار، روی کارشان متمرکز نیستند،
• کارهای خود را اولویت‌بندی نمی‌کنند،
• روش‌های دیگری را برای بهتر و سریع‌تر انجام شدن کارهای‌شان امتحان نمی‌کنند،
• کارهای کم‌اهمیت را به دیگران واگذار نمی‌کنند،
• زمان خود را در شبکه‌های مجازی تلف می‌کنند،
• و از همه مهم‌تر در حین انجام کار، نظم و تمرکز حواس ندارند.

توصیه‌های مهم برای اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

برای این‌که بتوانید به برنامه‌ریزی‌های‌تان عمل کرده و به تبع آن زمان خود را مدیریت کنید، توصیه‌های زیر را جدی بگیرید.

• شب‌ها زود بخوابید و صبح‌ها زودتر از خواب بیدار شوید،
• حتما روزانه ورزش کنید، حتی اگر تنها 10 دقیقه زمان دارید،
• هر از چندگاهی که طبق برنامه جلو رفتید، به خودتان پاداش دهید،
• وقت تفریح و استراحت را در برنامه ریزی‌های خود در نظر بگیرید،
• انجام کارهای مهم را در طول هفته پخش کنید و در یک روز کارهای سخت را انجام ندهید،
• و تعادل را در برنامه ریزی رعایت کنید.

نکته مهم در برنامه ریزی و کنترل زمان

این‌که بگوییم با برنامه ریزی می‌توانید تمام زمان خود را کنترل کنید و هیچ‌گونه زمان تلف شده‌ای نداشته باشید، سخن بیهوده‌ای است. همیشه در طول روز اتفاقاتی رخ می‌دهند که مانع کنترل صد درصد زمان هستند، اتفاقاتی مانند تماس تلفن، آمدن مهمان ناخوانده، بیماری و… .

شما با برنامه ریزی و بهتر انجام دادن کارهای‌تان می‌توانید زمانی را به این اتفاقات از پیش تعیین نشده، اختصاص دهید به گونه‌ای که در کارهای‌تان خللی ایجاد نشده و کاری نیمه‌تمام باقی نماند. بنابراین گمان نکنید که می‌توانید روی تک‌تک ثانیه‌ها احاطه کامل داشته باشید.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان را جدی بگیرید

به این سوال با دقت فکر کنید. همه ما در طول روز به‌طور یکسان و تنها 24 ساعت زمان در اختیار داریم، پس چرا بعضی از افراد موفق‌تر از ما عمل می‌کنند و زندگی بهتر و رضایت‌بخش‌تری دارند؟

برای رسیدن به پاسخ این سوال، نیاز به نوشتن برنامه ریزی درست و اصولی دارید تا بتوانید به کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید، نظارت داشته باشیم. بنابراین بعد از خواندن دقیق این مقاله شروع کنید به برنامه ریزی تا بتوانید از زمان خود به خوبی استفاده کنید.

هر سوالی در زمینه برنامه ریزی و کنترل زمان داشتید، در کامنت‌ها با ما در میان بگذارید.