مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت بهترین روش ممکن است
مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت و در نتیجه به همراه داشتن اسلاید، یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین روش‌های کنترل زمان است. همان‌گونه که در مقاله مدیریت زمان در سخنرانی توضیح داده‌ایم.
در این مقاله آموزش می‌دهیم که اگر به عنوان سخنران از پاورپوینت برای ساخت اسلاید در ارائه صحبت‌های خود استفاده کنید، می‌توانید زمان خود را به درستی مدیریت و کنترل کنید. زیرا با این روش به خوبی متوجه می‌شوید که هر اسلاید به چند دقیقه زمان نیاز دارد. با خواندن این مقاله با این روش آشنا خواهید شد.
اهمیت مدیریت زمان با پاورپوینت
به عوان سخنران باید به این موضوع توجه کنیم که سخنرانی خود را در زمان مشخص شده به پایان برسانیم و تا زمان کم یا اضافه نداشته باشیم.
در غیر این صورت سخنرانی غیرحرفه‌ای و مبتدی به نظر خواهیم رسید. زیرا یا مجبور می‌شویم با کمبود زمان، صحبت‌های خود را نیمه‌کاره رها کنیم و یا زمان اضافه داشته و حرفی برای گفتن نخواهیم داشت.
تلاش هر سخنرانی این است که محتوای خود را به بهترین حالت ممکن و در زمان تعیین شده به مخاطبان ارائه نماید. با استفاده از پاورپوینت می‌توان تا حد زیادی به این مهارت دست پیدا کرد.
اگر مایل هستید با روش‌های دیگری برای کنترل و مدیریت زمان آشنا شوید، توصیه می‌کنم مقاله مدیریت زمان در سخنرانی را بخوانید. در این مقاله به معرفی چند روش کاربردی دیگری از جمله به همراه داشتن ساعت، رسم مایندمپ و… پرداخته‌ایم.
اغلب افراد از پاورپوینت تنها برای نشان دادن عکس و مطالب استفاده می‌کنند اما می‌توان از قابلیت‌های دیگر این برنامه نیز استفاده کرد.
در ادامه روش استفاده صحیح از پاورپوینت را برای مدیریت زمان در سخنرانی آموزش داده‌ایم.
زمان استفاده از این روش
از مدیریت زمان با استفاده از پاورپوینت، باید در تمرینات سخنرانی خود استفاده کنید. زیرا تایمری که روی اسلایدها وجود دارد را تنها شما باید ببینید، نه مخاطبان‌تان و این امر در حین تمرین ممکن است.
قابلیت جالبی که این برنامه دارد این است که پس از پایان تمرین سخنرانی می‌توانید بررسی کنید روی هر یک از اسلایدها چقدر زمان گذاشته‌اید. این‌گونه می‌توانید خودتان را تحلیل کنید و بهترین زمان را برای هر اسلاید انتخاب کنید. زیرا اگر زود از اسلاید عبور کنید مخاطبان محتوا را درک نمی‌کنند و در مقابل نیز اگر زیاد بر روی یک اسلاید بمانید، مخاطب خسته می‌شود و زمان‌تان از دست می‌رود.
مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت چگونه است؟
بعد از اینکه اسلایدهای خود را تهیه کرده و آماده تمرین سخنرانی شده‌اید، برای استفاده از این قابلیت پاورپوینت مراحل زیر را انجام دهید.
استفاده از این روش را در یک فایل ویدیوی کوتاه توضیح داده‌ایم.
1.اولین اسلاید را در پاورپوینت انتخاب کنید،
2.روی “Slide Show” یا نمایش اسلاید کلیک نمایید و روی تب “Rehearse Timings” یا تمرین تنظیم وقت کلیک کنید،
3.با انتخاب این گزینه پاورپوینت شما اجرا شده و یک تایمر کوچک در بالای صفحه نمایش داده می‌شود.
در این لحظه سخنرانی تمرینی خود را می‌توانید اجرا کنید.
4.در حین تمرین می‌توانید از کلید «جهت راست» برای رفتن به اسلاید بعدی استفاده کنید. همچنین می‌توانید در صورت امکان از پرزنتر برای رفتن به اسلایدهای بعدی استفاده کنید،
5.پس از اتمام سخنرانی تمرینی خود، درقسمت “view”، حالت نمایش “slide sorter”، می‌توانید طبق تصویر زیر مشاهده کنید که روی هر اسلاید چقدر زمان گذاشته و توقف کرده‌اید.
در نهایت می‌توانید با کم و زیاد کردن زمان به نتیجه مطلوبی دست پیدا کنید.
زمان‌بندی خودکار با پاورپوینت
می‌توان با تنظیمات ساده، برای هر اسلاید زمانی تعیین کرد که بدون دخالت شما و به خودکار به اسلاید بعدی برود. برای این کار روی Slide Show کلیک کرده و سپس تب setup slide show را انتخاب کنید. در پنجره باز شده روی هر اسلاید زمان موردنظر خود را تنظیم کنید.
نکته مهمی که در این‌جا باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید این است که باید صحبت‌های خود را دقیقا با زمان تعیین شده، تطابق دهید. اگر صحبت‌های خود را زودتر تمام کنید و منتظر بمانید زمان اسلاید بعدی فرا برسد و یا اینکه صحبت‌های‌تان هنوز تمام نشده و اسلاید بعدی ظاهر شود، سخنرانی موفقی نخواهید داشت.
بنابراین اگر از زمان صحبت‌های خود مطمئن هستید، از این روش استفاده کنید.
مدیریت زمان با پاورپوینت در حین سخنرانی
زمانی که در حال صحبت در سخنرانی هستید نیز می‌توانید از برنامه پاورپوینت برای مدیریت زمان استفاد کنید. برای این کار کافی است که خروجی صفحه نمایش را روی “duplicate” قرار دهید.
زمانی‌که پاورپوینت را اجرا می‌کنید صفحه‌ای مانند شکل زیر می‌بینید. در بالای صفحه یک تایمر شروع به کار می‌کند و همچنین ساعت را هم به شما نمایش می‌دهد.
سخن پایانی
اگر از پاورپوینت برای ارائه اسلاید در سخنرانی‌های‌تان استفاده می‌کنید، پیشنهاد می‌کنم کار با آن را دقیق بیاموزید. زیرا این ابزار نیز مانند دیگر ابزارها برای کمک به سخنران است. در نتیجه اگر کار با آن را به درستی نیاموخته باشید، نه تنها به بهبود سخنرانی شما کمکی نمی‌کند بلکه استرس شما را نیز افزایش خواهد داد. زیرا گوشه‌ای از ذهن‌تان درگیر این موضوع است که اگر در حین نمایش اسلاید مشکلی رخ دهد، توانایی رفع آن را نخواهید داشت.
در کامنت‌ها برای ما بنویسید که آیا تجربه استفاده از این ابزار کاربردی را داشته‌اید؟ اگر در دوران مدرسه و یا دانشگاه از این ابزار استفاده کرده‌اید، تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید