مدیریت زمان در سخنرانی با 6 روش کاربردی
مدیریت زمان در سخنرانی موضوع مهمی است که برای داشتن سخنرانی موفق و اثبات حرفه‌ای بودن خود باید آن را به درستی بیاموزید.
احتمالا شما هم در سخنرانی‌هایی شرکت کرده‌اید که سخنران بارها با برگه‌های یادداشتی از سمت میزبان مواجه شده است که از آن‌ها درخواست شده صحبت‌های خود را به اتمام برسانند. این اتفاق یکی از رایج‌ترین و پرتکرارترین خاطره‌های سخنرانان است. این اتفاق به این دلیل رخ می‌دهد که سخنران به جای اینکه به زمانی که در اختیار دارد هم توجه کند، تنها به متن سخنرانی و ساخت اسلایدها توجه می‌کند.
با عدم توانایی در مدیریت زمان دو اتفاق رخ می‌دهد. تصور کنید تنها 20 دقیقه زمان در اختیار دارید یا بدون اینکه تمام محتوای خود را به اتمام برسانید، زمان‌تان به اتمام می‌رسد و یا ممکن است متن خود را به گونه‌ای آماده کرده باشید که بعد از گذشت 10 دقیقه به پایان رسیده و دیگر حرفی برای گفتن نداشته باشید!
هر دوی این اتفاقات سخنرانی را با شکست روبه‌رو می‌کنند، حتی اگر بهترین و منحصربه‌فردترین متن را تدارک دیده باشید. بنابراین اگر مایل هستید در حین سخنرانی با این مشکلات مواجه نشوید، در این مقاله همراه ما باشید تا راه‌های کنترل زمان را بیاموزید.
اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی
در ابتدا قصد داریم دلایلی را مطرح کنیم که به اهمیت کنترل زمان در سخنرانی اشاره دارند. این دلایل عبارتند از:
1. ناقص ماندن محتوا
در یکی از سخنرانی‌ها قرار بود به‌عنوان سخنران دوم سخنرانی کنم، با برنامه‌ریزی‌هایی که از قبل صورت گرفته بود برای هر سخنران 90 دقیقه زمان تنظیم شده بود تا محتوای خود را برای مخاطبان ارائه نمایند. زمان 90 دقیقه سخنران قبلی به پایان رسیده بود و مجبور به اتمام سخنرانی خود شد، در حالی‌که هنوز تمام محتوای خود را به پایان نرسانده بود. این اتفاق باعث شد مخاطبان حس خوبی نداشته و محتوا را به‌طور کامل دریافت نکنند.
ناقص بیان کردن محتوا باعث می‌شود تا به عنوان سخنرانی نالایق شناخته شوید و مورد قضاوت مخاطبان قرار بگیرید. زیرا هیچ کس دوست ندارد زمان خود را بیهوده تلف کند. در مقابل این‌گونه سخنرانی‌ها، علامت سوال‌های زیادی را در ذهن مخاطب باقی می‌گذارد.
2.نارضایتی میزبان
ممکن است میزبان برنامه، از مدیریت نکردن زمان توسط شما و به هم ریختن برنامه‌هایش ناراحت شود. در سخنرانی که در بخش قبلی به آن اشاره کردم، میزبان برنامه از این اتفاق ناراحت شده بود. زیرا برای سمینار برنامه‌های مفصلی تدارک دیده بود و اگر صحبت‌ها طولانی می‌شد، برای برنامه‌های جانبی سمینار، زمان کافی در اختیار نداشت.
نارضایتی میزبان نیز باعث می‌شود تا در سمینارها و سخنرانی‌های بعدی از شما به عنوان سخنران دعوت نشود و دیگران نیز به توصیه میزبان در سمینارهایی که برگزار می‌کنند شما را نادیده بگیرند.
3.خستگی مخاطبان
عامل دیگری که سبب می‌شود به مدیریت زمان در سخنرانی بیشتر توجه کنیم، خستگی و کلافگی مخاطبان است.
در سخنرانی یکی از دوستانم شرکت کرده بودم، قرار بود این برنامه ساعت 14 به پایان برسد؛ اما برنامه ساعت 14:45 دقیقه به پایان رسید. مخاطبان برنامه‌های خود را بر اساس ساعت 14 تنظیم کرده بودند. برای مثال ممکن بود با افراد دیگری و در مکان دیگری قرار گذاشته باشند، فردی در بیرون از سالن منتظر آن‌ها باشد و یا حتی ممکن بود گرسنه شده باشند.
مخاطبان تا چند دقیقه‌ای بعد از ساعت 14 به صحبت‌ها توجه کردند؛ اما کمی بعد شروع کردند به غر زدن و برای رفتن آرام و قرار نداشتند. این امر باعث خستگی مخاطبان و بی‌حوصلگی آن‌ها شده بود.
4.حرفه‌ای بودن شما
زمانی‌که برنامه خود را در مدت زمان تعیین شده برگزار می‌کنید، این امر نشان از نظم و حرفه‌ای بودن شما دارد. هنگامی که مخاطب متوجه می‌شود که شما برای زمان خود و دیگران ارزش قائل هستید، به حرفه‌ای بودن شما پی می‌برد.
نکته مهمی که باید حتما به آن توجه داشته باشید این است که سخنرانی خود را در موعد مقرر و تعیین شده شروع کنید. دیر شروع کردن سخنرانی در چشم مخاطب اصلا جلوه خوبی نداشته و به او می‌فهماند که شما برای زمان دیگران ارزش قائل نیستید.
روش‌های مدیریت زمان در سخنرانی
اکنون که از اهمیت کنترل زمان آگاه شدید، باید بیاموزید که با استفاده از چه روش‌های می‌توانید زمان خود را به درستی کنترل کنید و صحبت‌های خود را در زمان تعیین شده شروع و به اتمام برسانید. روش‌های مدیریت زمان عبارتند از:
1)تمرین کردن
یکی از پرتکرارترین سوالاتی که مخاطبان در سمینارها و دوره‌ها از ما می‌پرسند این است که از کجا بدانیم محتوایی که برای سخنرانی آماده کرده‌ایم به چه مدت زمانی نیاز دارد؟
در پاسخ به این سوال باید گفته شود که مهم‌ترین راه برای کنترل زمان و اینکه بدانیم هر بخش به چه مدت زمانی نیاز دارد، تمرین کردن است. شما باید بارها و بارها سخنرانی خود را تمرین کنید تا بدانید که برای ارائه این محتوا به چه مدت زمانی نیاز دارید.
سپس با توجه به زمانی که در اختیار دارید، متن‌ها و مطالبی که باید بیان کنید را کم و زیاد کنید تا در زمان موعد صحبت‌های خود را به بهترین شکل به پایان برسانید.
2)استفاده از اسلاید
راه دیگری که برای کنترل زمان می‌توانید از آن استفاده کنید آماده کردن اسلایدهایی جذاب و حساب شده است. باید به خوبی بدانید که تصمیم دارید برای هر اسلاید چقد زمان بگذارید و تا چه مدت زمانی آن‌ها را به اتمام برسانید.
فرض کنید یک ساعت برای سخنرانی خود زمان در اختیار دارید و برای این سخنرانی 40 اسلاید آماده کرده‌اید. بنابراین بهتر است محتوای خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که هر 15 دقیقه 10 اسلاید را توضیح داده باشید.
نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که نباید اسلایدهای خود را شلوغ و پر از متن درست کنید. زیرا این اسلایدها حواس شما و مخاطبان‌تان را از موضوع مورد بحث پرت می‌کنند.
به یاد داشته باشید که هر چه تعداد اسلایدهای کمتری داشته باشید، سخنرانی موفق‌تری خواهید داشت.
3)استفاده از پاورپوینت
اگر اسلایدهای خود را با نرم‌افزار پاورپوینت آماده کنید، می‌توانید به خوبی بدانید که برای هر اسلاید چقدر زمان صرف می‌کنید. با این کار متوجه خواهید که کدام اسلایدها به زمان بیشتر و کدامیک به زمان کمتری نیاز دارند.
در مقاله مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت، استفاده از این روش را به همراه ویدیو و عکس به طور کامل توضیح داده‌ایم. توصیه می‌شود این روش را در حین تمرین استفاده کنید تا تایمر زمان را ببینید و با استفاده از آن متن و صحبت‌های خود را کم یا زیاد کنید. استفاده از تایمر برای اسلایدها در حین سخنرانی زیاد خوشایند نیست، بنابراین همان‌طور که گفته شد از این روش در تمرینات‌تان استفاده کنید.
4)به همراه داشتن ساعت
داشتن ساعت یکی دیگر از راه‌های مرسوم و پرچالش در مدیریت زمان است. پرچالش از این منظر که نگاه کردن به ساعت جلوی چشم مخاطبان اصلا کار درستی نیست. زیرا توجه‌شان به این موضوع جلب می‌شود که شما استرس زمان‌تان را دارید و حرفه‌ای نیستید.
به جای نگاه کردن به ساعت خود، می‌توانید از ساعت موجود در سالن برای تنظیم مدیریت زمان استفاده کنید. در سمینارهایی که توسط موسسه برگزار می‌کنیم، یک ساعت برای سخنران روی سن قرار می‌دهیم تا سخنران راحت‌تر زمان خود را تنظیم کند.
استفاده از ساعت در سالن باعث می‌شود تا مجبور نباشید مدام به ساعت خود نگاه کنید و حواس خود و مخاطب را پرت کنید. البته باید قبلا چک کرده باشید که ساعت زمان دقیقی را نشان بدهد و باطری داشته باشد.
5)مدیریت زمان در سخنرانی :یادآوری همکاران
می‌توانید از همکاران‌تان بخواهید تا زمان را به شما یادآوری کنند:
- 15 دقیقه مانده تا پایان وقت
- 10 دقیقه تا پایان
- 5 دقیقه تا پایان
- زمان استراحت
با این روش می‌توانید زمانی که در اختیار دارید را بدون نگاه کردن به ساعت، مدیریت کنید.
6)مایندمپ (دست‌نوشته)
به همراه داشتن مایندمپ یا دست‌نوشته در سخنرانی، نیز به کنترل زمان شما کمک می‌کند. زیرا در یک نگاه محتوای سخنرانی خود را می‌بینید و سردرگم نمی‌شوید. البته می‌توانید در کنار مایندمپ خود زمان‌های هر بخش را نیز بنویسیدتا به خاطر داشته باشید که برای هر بخش چه مدت زمانی باید قرار دهید.
اگر طریقه رسم مایندمپ را نمی‌دانید، توصیه می‌کنم در گوگل سرچ کنید و این مهارت را بیاموزید. این مهارت حتی در کتاب‌خوانی و به یاد سپردن مطالب نیز به شما کمک زیادی می‌کنند، به خصوص در مواقعی که امتحان دارید.
در سخنرانی که برای مدیران یکی از استان‌ها داشتم، قرار بود به مدت 90 دقیقه سخنرانی خود را ارائه دهم. برنامه شروع شد و بدون اینکه با من هماهنگ کرده باشند، مدت‌زمان سخنرانی من را 120 دقیقه اعلام کردند.
من دو کار را می‌توانستم انجام دهم؛ یکی اینکه بگویم صحبت من تمام شده و دیگر ادامه ندهم و راه دوم این بود که موضوع جدیدی را تدریس کنم. با توجه به اینکه از قبل این پیش‌بینی را کرده بودم و آمادگی داشتم، موضوع جدیدی را تدریس کردم. با این کار هم میزبان از ناهماهنگی که پیش آمده بود، دیگر نگران نبود و هم مخاطبان از بیان محتوای جدید لذت بردند.
به همین دلیل پیشنهاد می‌کنم یکی از شاخه‌های مایندمپ را به محتوایی اختصاص دهید که اگر زمان اضافه داشتید به توضیح آن بپردازید. با این کار از سردرگمی نجات پیدا خواهید کرد و آمادگی لازم برای هر تغییری را خواهید داشت. البته موضوعی که در نظر می‌گیرید نباید با موضوع مورد بحث متفاوت باشد.
اگر این اتفاق افتاد چکار کنیم؟
ممکن است اتفاقاتی قبل و یا در حین سخنرانی رخ دهد و ما نتوانیم با وجود تمام برنامه‌ریزی‌ها، مدیریت زمان در سخنرانی را به خوبی کنترل کنیم. اتفاقاتی مانند:
- قطعی برق سالن،
- زیاد سوال پرسیدن سخنرانان،
- تصادف قبل از رسیدن به سالن،
- و… .
به این اتفاقی که برای من قبل از شروع سخنرانی پیش آمد، توجه کنید:
قرار بود سخنرانی من در دانشگاه فرهنگیان شیراز، ساعت 10 آغاز شود. بلیت پروازم ساعت 5 صبح به سمت شیراز بود، اما به پرواز نرسیدم. پرواز بعدی به سمت شیراز ساعت 9.40 دقیقه بود. اگر پرواز راس ساعت انجام می‌شد، ساعت 11:30 به سالن محل برگزاری می‌رسیدم؛ یعنی یک ساعت و سی دقیقه تاخیر.
سمینار ساعت 11:30 شروع شد. چهره‌ها گرفته بود، برخی نزدیک به 2 ساعت در سالن نشسته بودند و حسابی کلافه شده بودند. به نظر شما ابتدای سخنرانی باید چه‌کاری انجام می‌دادم؟
بسیاری از افراد در این موقعیت سخنرانی خود را با معذرت‌خواهی شروع می‌کنند. این روش کاملا اشتباهی است که سخنرانی خود را با معذرت‌خواهی شروع کنید. زیرا این معذرت‌خواهی مشکلی را از مخاطب‌تان حل نمی‌کند و در واقع شما در حال توجیه تاخیر خود هستید. بنابراین بهترین راه‌حل جبران این موضوع است که این تاخیر را جبران کنید.
چگونه جبران کنیم؟
در ابتدا از مخاطبان به خاطر صبر و حوصله‌شان تشکر کردم؛ سپس از آن‌ها به خاطر علاقه‌مندی‌شان به آموزش تشکر کردم و در ادامه یک فایل آموزشی را برای جبران این اتفاق به آن‌ها هدیه دادم.
در واقع بهترین راه در بروز اتفاقاتی که مدیریت زمان را با مشکل مواجه می‌کنند این است که در ابتدا از مخاطب حسن جویی کنید و در ادامه تاخیر خود را با روشی غیر از عذرخواهی، جبران کنید.
به مدیریت زمان در سخنرانی اهمیت دهید
اگر مایل هستید به سخنرانی حرفه‌ای تبدیل شوید، برای ثانیه به ثانیه‌ای که در اختیار دارید را برنامه‌ریزی کنید. بسیاری از سخنرانان از زمان خود غافل هستند و با این غفلت مخاطبان را کلافه می‌کنند.
در این مقاله 6 روش کاربردی کنترل زمان را توضیح دادیم، شما چه روش‌هایی را توصیه می‌کنید؟
لطفا نظرات و سوالات‌تان را کامنت بگذارید و برای ما بنویسید که آیا در سخنرانی‌هایی شرکت کرده‌اید که سخنران به زمان توجهی نداشته است؟
دیدگاهتان را بنویسید