آداب تماس تلفنی را بیاموزید تا دیگران به محض دیدن اسم شما با ذوق جواب تلفن‌تان را بدهند

تماس تلفنی و آداب آن، به شما کمک می‌کند تا با رعایت چند اصل مهم، ساده و اساسی از دیگران متمایز شوید. شما باید بتوانید در حین مکالمه، مانند یک بازیکن حرفه‌ای تنیس و والیبال، جریان توپ گفت‌گو را با مهارت بالا حفظ کنید تا به خواسته‌های‌تان برسید.

در این مقاله به معرفی مهم‌ترین اصول و اشتباهات رایج در گفتگوها و مکالمه‌های تلفنی پرداخته‌ایم و سپس در پایان مقاله، زمان مناسب برای تلفن زدن، استفاده صحیح از تلفن دیگران و آداب دعوت تلفنی را توضیح داده‌ایم. با ما همراه شوید تا به این مهارت دست پیدا کنید.

اهمیت یادگیری تماس تلفنی و آداب آن

امروزه تلفن‌های همراه به ابزارهای ارتباطی چندکاره‌ای تبدیل شده‌اند که گفتگوها و مکالمه‌های راه دور را برای ما آسان‌تر کرده‌اند. تلفن‌های همراه برای ما امکان برقراری تماس‌های صوتی، تماس‌های تصویری، ارسال پیام متنی و صوتی، ارسال عکس و… را فراهم کرده و راه‌های برقراری ارتباط را نسبت به گذشته، به کلی تغییر داده‌اند.

با وجود تمام این تغییرات و پیشرفت‌ها و برای برقراری ارتباط موثرتر با دیگران، لازم است به اصول و فرهنگ تلفن زدن و پاسخگویی به تلفن بیش از پیش اهمیت دهیم و محافظه‌کارتر و مودب‌تر رفتار کنیم.

در ادامه به معرفی این آداب و اصول می‌پردازیم تا بتوانید بهترین و موثرترین مکالمه تلفنی را با شخص مقابل‌تان داشته باشید.

اگر مایل هستید در مورد معنای آداب معاشرت و آداب معاشرت در غذا خوردن، صحبت کردن، مهمانی رفتن و میزبان بودن و… اطلاعاتی به دست آورید، توصیه می‌کنم مقاله آداب معاشرت چیست را حتما بخوانید.

مقاله آداب معاشرت در فضای مجازی نیز به شما کمک می‌کند تا آداب مکالمه تلفنی را بهتر رعایت کنید.

آموزش نکات و تکنیک‌های تماس تلفنی

در کنار آداب تلفنی که تا حدودی از آن‌ها مطلع هستید و در مکالمات روزمره از آن‌ها استفاده می‌کنید، لازم است برخی از آداب صحبت کردن حضوری را نیز رعایت کنید.

این تصور که فرد مقابل شما را نمی‌بیند و لازم نیست برخی از آداب را رعایت کنید، باعث می‌شود تا مکالمه مثبت و تاثیرگذاری نداشته باشید. برای مثال اگر لم بدهید و یا در حالت درازکش با تلفن صحبت کنید، این حالت در صدای‌تان کاملا مشهود بوده و نشان‌دهنده بی‌قیدی شما است.

این نکته مهم را فراموش نکنید که در گفت‌گوهای رودررو به خوبی می‌توانید با نگاه کردن به حالات چهره و زبان بدن فرد مقابل‌تان متوجه شوید که از صحبت کردن با شما خسته و کلافه شده و یا مشتاق شنیدن است. اما در حین مکالمه‌های تلفنی نمی‌توانید این موضوع را به خوبی درک کنید. بنابراین لازم است تا آداب صحبت با تلفن را به خوبی بیاموزید و در حین مکالمات به کار ببرید.

مهم‌ترین آدابی که باید رعایت کنید، عبارتند از:

1)بیان واضح و رسا

مهم‌ترین اصل این است که به گونه‌ای با تلفن صحبت کنید که فرد پشت خط بدون زحمت و به‌طور واضح و رسا صدای شما را بشنود. در غیر این صورت از هم‌صحبتی با شما خسته و کلافه شده و به فکر راهی برای قطع تماس است.

• بنابراین باید کلمات را واضح و کامل ادا کنید،
• با استفاده از کلمات کمتری منظورتان را برسانید،
• دایره لغات‌تان را افزایش دهید،
• در بحث‌های جدی، صحبت‌های‌تان را با نقل‌قول و آمار بیان کنید،
• کلمات پرکننده مانند «آآآآآ»، «اِاِاِاِاِ» و… را حذف کنید،
• تکیه کلام‌های‌تان را کنار بگذارید تا از یک کلمه بیش از اندازه استفاده نکنید.

آرام و غیرقابل‌فهم صحبت کردن باعث می‌شود تا:

• نتوانید منظور خود را به درستی به دیگران انتقال دهید،
• از صحبت‌های‌تان، سوءتفاهم و سوءبرداشت شود،
• طرف مقابل‌تان جواب‌های نادرستی به صحبت‌های شما بدهد،
• و طرف پشت خط همیشه از صحبت کردن با شما فراری باشد و در برخی از مواقع جواب تلفن شما را ندهد.

بهترین راهکار برای تقویت بیان و نحوه صحبت کردن، آموختن مهارت فن بیان است. مقاله تکنیک های بهبود فن بیان به شما کمک می‌کند تا این مهارت را به درستی آموزش ببینید. هر چه در این زمینه بیشتر آموزش ببینید، می‌توانید به عملکرد بهتری دست پیدا کنید.

2)تن صدا

بسیاری از افراد عادت دارند در هنگام تماس تلفنی با صدایی بلندتر از حالت معمول صحبت کنند. این کار علاوه بر فرد پشت خط، باعث آزار و اذیت اطرافیان‌تان نیز می‌شود. در مقابل برخی دیگر از افراد عادت دارند با صدایی آرام صحبت ‌کنند که این کار نیز فهم و درک مطالب بیان شده را برای مخاطبان مشکل می‌کند.

باید بتوانید تن صدای خود را کنترل کنید. به این معنی که نه بیش از اندازه آرام صحبت کنید و نه بلند. البته لازم است که از یکنواخت صحبت کردن نیز دوری کنید. یکنواخت صحبت کردن در تمام طول مدت مکالمه و در پشت تلفن، مخاطب‌تان را کلافه و خسته می‌کند. بنابراین بهتر است به صدای خود اوج و فرود بدهید و به اصطلاح با صدا‌تان بازی کنید تا از یکنواختی خارج شود.

تمام مطالب موردنیاز برای داشتن صدای عالی و تاثیرگذار را می‌توانید در مقاله‌های صداسازی و تغییر صدا بیاموزید.

3)استفاده از واژه‌های کلامی

مانند مکالمه حضوری که می‌توانید توجه خود را با لبخند زدن و یا تکان دادن سر به مخاطب‌تان ثابت کنید، استفاده از واژه‌‌های کلامی نیز در حین مکالمه تلفنی نشان‌دهنده میزان توجه شما به صحبت‌های فرد پشت خط است.

این واژه‌ها عبارتنند است: «بله، متوجه منظور شما هستم»، «بله، می‌فهمم»، «البته»، «که این‌طور» و… . استفاده از این واژه‌ها در بهبود روند مکالمه نقش بسزایی دارند.

این نکته را به خاطر داشته باشید که سکوت کردن در حین مکامه تلفنی باعث می‌شود تا فرد مقابل‌تان احساس کند به حرف‌های او توجهی ندارید و از هم‌صحبتی با او لذت نمی‌برید.

مقاله قدرت کلمات به شما کمک می‌کند تا در انتخاب کلمات و عبارات عملکرد بهتری داشته باشید و در هر موقعیتی از هر کلمه‌ای استفاده نکنید.

4)آداب تماس تلفنی :لبخند زدن

در هنگام مکالمه تلفنی، لبخند زدن را فراموش نکنید.

شاید این توصیه و راهکار برای شما مسخره به نظر برسد و بگویید که لبخند زدن وقتی طرف مقابل ما را نمی‌بیند، کار بیهوده‌ای است. اما این دیدگاه کاملا اشتباه است. اگر در هنگام صحبت کردن با تلفن لبخند بزنید، فرد مقابل‌تان به خوبی متوجه لبخند زدن شما خواهد شد. زیرا لبخند زدن، در صدا و نحوه صحبت کردن‌تان اشتیاق ایجاد می‌کند.

5)فکر کردن، قبل از صحبت

برای رسیدن به نتیجه بهتر لازم است قبل از شروع صحبت به موضوع مورد بحث و حرف‌هایی که قصد دارید به زبان بیاورید، فکر کنید. شاید به این نتیجه برسید که در حال حاضر زمان مناسبی برای صحبت کردن در مورد این موضوع خاص نیست و یا این‌که بخشی از صحبت‌های خود را حذف و یا اضافه کنید. حتی ممکن است تصمیم بگیرید برای تاثیرگذاری بیشتر، صحبت‌های‌تان را طی ملاقاتی حضوری بیان کنید.

فکر کردن قبل از تماس، کار را برای شما راحت کرده و باعث می‌شود تا سریع‌تر و بهتر به هدف خود برسید. به خصوص اگر تماس‌های شما کاری باشند. از طرف دیگر نیز باعث می‌‌شود تا محتوایی که قصد بیانش را دارید، فراموش نکنید. شاید لازم باشد صحبت‌های خود را تیتروار روی برگه یادداشت کنید تا بتوانید تمام نکات را بیان کنید.

علاوه بر یادگیری اصول و آداب مکالمه‌های تلفنی، لازم است به اشتباهات رایج در حین مکالمه نیز توجه کنید تا بتوانید به بهترین هم‌صحبت برای طرف مقابل‌تان تبدیل شوید. برای پی بردن به رایج‌ترین اشتباهات، بخش بعدی را با دقت بخوانید.

6)آداب تماس تلفنی :توجه به لحن صحبت

یکی دیگر از مهم‌ترین مسائل در صحبت تلفنی، توجه به لحن صحبت کردن است. اگر در حین صحبت کردن، هیجان داشته باشید و یا ناراحت، افسرده، دلگیر و… باشید، به راحتی در لحن صحبت‌های‌تان مشخص است.

عدم توجه به لحن باعث می‌شود تا دیگران از صحبت‌های شما دچار سوءتفاهم شوند و یا مفهوم صحبت‌های‌تان را درک نکنند.

مقاله لحن در فن بیان را حتما مطالعه کنید تا بتوانید با انجام تمرینات بیان شده در آن لحن صحبت کردن‌تان را کنترل کنید.

7)گوش دادن به صحبت‌ها

حتما لازم است با دقت به صحبت‌های طرف مقابل‌تان گوش دهید تا بتوانید واکنش درستی داشته باشید و سوالات مناسبی مطرح کنید.

صحبت‌های اشتباه و پرسیدن سوالات غیرمرتبط باعث می‌شود تا فرد پشت خط به خوبی متوجه شود که شما به صحبت‌های او توجهی ندارید و از صحبت کردن با شما دلسرد شود.

8)فرهنگ تماس تلفنی :عدم توجه به خود

اگر از افرادی هستید که در حین مکالمه تلفنی تنها به خودشان توجه می‌کنند و از علایق، دغدغه‌ها و مشکلات خودشانت صحبت می‌کنند، باید بدانید که هم‌صحبت خوبی برای فرد مقابل‌تان نیستید.

اگر می‌خواهید مکالمه موفقی داشته باشید، باید به مشکلات فرد مقابل‌تان نیز توجه کنید، در مورد موضوعاتی صحبت کنید که به آن‌ها علاقه دارد و… .

9)انتخاب مکانی آرام

قبل از این‌که خودتان تماس بگیرید و یا به تماس دیگران جواب دهید، بهتر است صداهای ناخوشایند اطراف‌تان را در نظر بگیرید و در محیط آرام به مکالمه بپردازید.

این ملاحظه باعث می‌شود تا صدای‌تان برای فرد پست خط، واضح باشد.

اشتباهات رایج در تماس تلفنی

اکثر ما به‌طور ناخودآگاه اشتباهاتی را هنگام صحبت با تلفن مرتکب می‌شویم. اشتباهاتی که باعث می‌شوند تا مخاطب در تماس‌های بعدی به تلفن ما پاسخی ندهد و یا با بی‌میلی پاسخ دهد.

برخی از اشتباهات عبارتند از:

1)بی‌توجهی به شرایط مخاطب

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات این است که در حین صحبت‌های تلفنی تنها به شرایط خودتان توجه داشته باشید، و شرایط فرد پشت خط را در نظر نگیرید.

برای دوری از این اشتباه می‌توانید در ابتدای صحبت از طرف مقابل‌تان بپرسید که «الان شرایط صحبت داری؟»، «بد موقع زنگ نزدم؟»، «اگر کاری برای انجام دادن نداری، با هم صحبت کنیم» و… . حتی اگر قصد دارید طولانی صحبت کنید، بهتر است از همان ابتدا به طرف مقابل‌تان بگویید.

این کار باعث می‌شود تا در نظر دیگران به فرد باملاحظه‌ای تبدیل شوید.

2)پرسیدن سوال‌های شخصی

برخی از افراد بدون ملاحظه و فکر، سوال‌های شخصی از فرد مقابل‌شان می‌پرسند و به ناراحت شدن او اهمیتی نمی‌دهند.

پرسیدن سوالات شخصی در صحبت‌های رودررو نیز صورت می‌گیرد، اما در پشت تلفن شرایط را برای مخاطب سخت‌تر می‌کند. زیرا در صحبت‌های رو در رو به راحتی می‌توانید از حالت‌های چهره و زبان بدن فرد مقابل‌تان متوجه شوید که از پاسخ دادن به این سوال فراری است یا نه و خودتان بحث را تغییر دهید. اما در پشت تلفن این امکان وجود ندارد. به همین دلیل فرد مقابل از نظر روحی بیشتر آسیب می‌بیند.

قبل از پرسیدن سوالات‌تان به این فکر کنید که آیا دانستن پاسخ این سوال به شما ارتباطی دارد؟ شما می‌توانید مشکلی را از مخاطب‌تان حل کنید؟

با پاسخ دادن به این سوالات می‌توانید در عنوان کردن برخی از سوالات تجدیدنظر کنید.

3)آداب تماس تلفنی :صحبت با فردی دیگر

در حین مکالمه تلفنی نباید با کسی غیر از فرد پشت خط صحبت کنید. مگر این‌که مسئله مهمی برای شما پیش بیاید و یا فرد دیگری سوالی از شما بپرسد که پاسخ دادن به آن ضروری باشد.

برای مثال فرزندتان از شما سوال می‌پرسد و یا کار واجبی دارد. یا این‌که در دفتر کارتان هستید و همکارتان به مشکلی برخورده و از شما طلب کمک می‌کند.

در این لحظه ابتدا باید از فرد پشت خط عذرخواهی کنید و به او توضیح دهید که یک نفر سوال فوری دارد. اگر هم احساس می‌کنید که کار و یا صحبت‌ شما طولانی خواهد شد، ادب حکم می‌کند که چند دقیقه‌ای عذرخواهی کرده و تلفن را قطع کنید تا در زمان مناسبی مجددا تماس بگیرید.

4)انجام کارهایی هم‌زمان با مکالمه

برخی از افراد عادت دارند که در حین صحبت تلفنی با دیگران به انجام کارهای دیگری بپردازند. کارهایی مانند ظرف شستن، پیام دادن به دیگران، تمیزکاری خانه و… . به‌خصوص در تماس‌های تلفنی با دوستان و نزدیکان، این اتفاق بیشتر رخ می‌دهد.

انجام این کارها بدون شک حواس شما را از صحبت‌ کردن و توجه به موضوع مورد بحث دور می‌کند. بنابراین لازم است اگر کار ضروری دارید، قبل از تماس تلفنی انجام دهید و یا آن را به بعد از تماس موکول کنید.

5)آداب تماس تلفنی :خوردن

ابدا هنگام صحبت کردن در پشت تلفن، چیزی نخورید. این کار نه تنها حاکی از بی‌ادبی است، بلکه بی‌فرهنگی را نیز ثابت می‌کند.

همان‌طور که پیش از این گفته شد، باید همان آدابی که در صحبت‌های حضوری رعایت می‌کنید را در هنگام مکالمه تلفنی نیز رعایت کنید تا به هم‌صحبت خوبی تبدیل شوید.

6)سرفه و یا عطسه

باید در هنگام عطسه و یا سرفه صورت خود را از گوشی تلفن فاصله دهید و بلافاصله از فرد پشت خط عذرخواهی کنید. زیرا باعث شده‌اید تا مکالمه قطع شود.

7) بی‌توجهی به زمان

طولانی صحبت کردن و بی‌توجهی به ساعت، زمان زیادی را از فرد مقابل‌تان تلف می‌کند. حتی اگر تصور می‌کنید که فرد پشت خط هیچ کاری برای انجام دادن، ندارد، باز هم نباید به زمان بی‌توجه باشید.

برای زمان فرد پشت خط، ارزش قائل شوید و کوتاه صحبت کنید. شاید لازم باشد برخی از صحبت‌های خود را به دیدارهای حضوری موکول کنید.

اگر قصد دارید طولانی صحبت کنید، بهتر است قبل از شروع از فرد مقابل‌تان بپرسید که چقدر زمان برای صحبت کردن دارد.

8)معطل کردن دیگران

در حین مکالمه نباید فرد پشت خط را به دلیل انجام کارهای‌تان، معطل کنید. بهتر است با یک عذرخواهی به او بگویید که در زمان دیگری تماس می‌گیرید.

نکات مهم در تماس تلفنی

در کنار مطالب بیان شده، بهتر است به این توصیه‌ها نیز توجه کنید:

• برای پی بردن به نحوه صحبت کردن‌تان، در حین یکی از مکالمه‌های تلفنی، صدای‌تان را ضبط کنید (هم مکالمه‌های دوستانه و هم رسمی). این کار به شما کمک می‌کند تا به خوبی به اشتباهات صحبت کردن‌تان پی ببرید و به مرور زمان با تمرین و رعایت آداب تماس تلفنی، اشتباهات‌تان را کاهش دهید و حتی به کلی از بین ببرید.
• قبل از شروع صحبت با تلفن، حتما به محیط اطراف‌تان توجه کنید. برای مثال اگر در اتوبوس و یا مطب دکتر هستید، بهتر است به تماسی که با شما گرفته شده، پاسخ ندهید و در یک پیام به فرد توضیح دهید که اکنون موقعیت پاسخ دادن ندارد و در زمانی دیگر با او تماس می‌گیرید.
• اگر فرد ناشناسی پشت خط است، بهتر است در ابتدای مکالمه خودتان را معرفی کنید. این کار نشان‌دهنده ادب و احترام بوده و باعث ایجاد ارتباط صمیمانه با فرد مقابل می‌شود.
• آداب سنتی این‌گونه است که مکالمه را فردی که تلفن زده، به پایان رساند. اما اگر فرد پشت خط بیش از اندازه زمان شما را گرفته، می‌توانید با یک عذرخواهی به تماس خاتمه دهید.

آموزش زمان مناسب تماس تلفنی

به عنوان یک قانون کلی بهترین ساعت برای تلفن زدن بین ساعت 9 صبح تا 9 شب است. البته باید زمان خواب و استراحت بعد از ظهر افراد را نیز در نظر بگیرید. برای مثال اگر مخاطب شما کارمند است، بین ساعت 15 تا 18 بعد از ظهر بهتر است با او تماس نگیرید.

چند نکته مهم برای زمان تماس گرفتن وجود دارد که توجه به آن‌ها شما را از افراد بی‌ملاحظه متمایز می‌کند:

• اگر مخاطب شما فرزند کوچک دارد، حتما به ساعت خواب فرزندش توجه کنید. حتی بهتر است زمان تماس را از قبل با او هماهنگ کنید.
• اگر قصد دارید با اقوام و دوستان‌تان که در خارج از کشور هستند تماس بگیرید، حتما به اختلاف ساعت دقت کنید.
• ممکن است دوستان صمیمی داشته باشید که تا دیر وقت بیدار هستند و یا به تنهای زندگی می‌کنند، در این صورت نیز باید به زمان تماس‌تان توجه کنید.
• اگر قصد دارید با فردی تماس بگیرید که سالمند در خانه دارند، از قبل ساعت تماس را با او هماهنگ کنید.

به وسوسه خود در هنگام تلفن زدن مقاومت کنید و تحت هر شرایطی زمان تماس را ز قبل با دیگران هماهنگ کنید.

علاوه بر توجه به ساعت تماس، اگر زمانی مجبور شدید از تلفن همراه دیگران استفاده کنید باید به اصول و نکاتی که در بخش بعدی بیان می‌کنیم، توجه کافی داشته باشید.

نکات آموزش تماس تلفنی با تلفن شخصی دیگران

بدون شک در موقعیتی قرار گرفته‌اید که مجبور شده‌اید از تلفن شخصی دیگران استفاده کنید، چه کسانی که با آن‌ها آشنا بوده‌اید و چه افراد غریبه. برای مثال زمان‌هایی که شارژ گوشی‌تان تمام شده، تلفن‌تان را در جایی جا گذاشته‌اید و یا آن را گم کرده‌اید و… .

در این موقعیت نیز لازم است آداب و اصول استفاده از تلفن دیگران را بدانید. این آداب مهم عبارتند از:

1. باید با اجازه دیگران از تلفن همراه‌شان استفاده کنید، حتی اگر اعضای خانواده شما و یا دوستان نزدیک‌تان باشند.
2. لازم است که در ابتدای تماس، خود را معرفی کنید و بگویید که این شماره برای فرد دیگری است. این کار باعث می‌شود تا مزاحمتی برای آن فرد پیش نیاید و تماس مجددی نداشته باشد.
3. کوتاه از تلفن دیگران استفاده کنید. در صورت طولانی صحبت کردن حتما هزینه تلفن را پرداخت کنید.
4. برای زمان دیگران ارزش قائل شوید و بپرسید که چقدر زمان دارند تا منتظر تماس شما بمانند.

آداب دعوت تلفنی

در کنار آداب تماس تلفنی ، بهتر است آداب دعوت دیگران از طریق تلفن را نیز بیاموزید.

برای دعوت از دیگران، بهتر است از همان ابتدا سر اصل مطلب بروید و قصدتان را از تماس عنوان کنید. برخی از افراد در ابتدا از فرد مقابل‌شان می‌پرسند که «برای روز شنبه کاری داری؟» و این نوع دعوت، اشتباه است.

توجه به این نکته مهم باعث می‌شود تا فرد مقابل‌تان در پذیرفتن دعوت شما آزادانه تصمیم بگیرد و حق انتخاب داشته باشد.

در مقابل نیز باید بدانید که اصرار بیش از اندازه به دعوت‌تان نیز کار اشتباهی است و باعث می‌شود تا فرد بدون میل و علاقه، به درخواست شما پاسخ مثبت بدهد.

فرهنگ تماس تلفنی را جدی بگیرید

در حین مکالمه تلفنی باید تمرکز کافی داشته باشید تا بتوانید با پاسخ‌ها و سوالات درست، واکنش درستی نشان دهید. فراموش نکنید که فرد پشت خط، سزاوار توجه کامل شما است و باید به او احترام بگذارید.

حتما آداب صحبت کردن با تلفن را برای برقراری ارتباط مؤثر با دیگران بیاموزید تا از دیگران متمایز شده و به عنوان فردی با ملاحظه شناخته شوید. فردی که همه افراد از هم‌صحبتی با او لذت می‌برند.

شما چه اصول دیگری پیشنهاد می‌کنید که رعایت کردن‌شان به نظرتان مهم بوده و از این‌که دیگران در هنگام صحبت تلفنی با شما آن‌‌ها را رعایت نمی‌کنند، اذیت می‌شوید؟ در کامنت‌ها برای ما بنویسید.