برنامه ریزی روزانه بهترین راه مقابله با اهمال کاری
برنامه ریزی روزانه یکی از بهترین راهکارهای خالی کردن ذهن، نظم بخشیدن به زندگی شخصی و رسیدن به آرامش در طول روز است.
در این مقاله قصد داریم شما را با راهکارهایی موثر برای داشتن برنامه‌ای روزانه آشنا کنیم تا بتوانید بازدهی بهتری داشته باشید. پیشنهاد می‌کنم این مقاله را با دقت بخوانید و به دیگران نیز توصیه کنید.
به گفته رابین شارما، نویسنده و سخنران انگیزشی اهل کانادا: «اساس برخورداری از یک زندگی فوق‌العاده، پیشرفت روزانه و مستمر در مهم‌ترین حوزه‌های زندگی است.»
رسیدن به این نوع زندگی با برنامه ریزی دقیق و اصولی، قابل دست‌یابی است.
برنامه ریزی روزانه چیست؟
بدون شک این سوال را شنیده‌اید که چگونه می‌شود یک فیل را خورد؟ پاسخ این سوال بسیار ساده است، با قطعه قطعه کردن.
در نتیجه اگر شما نیز قصد دارید به اهدافی که در زندگی تعیین کرده‌اید، برسید و زندگی دلخواه‌تان را تجربه کنید، باید بیاموزید که کارهای‌تان را قطعه قطعه کنید. به این معنی که برای هر روزتان برنامه‌ریزی منظمی داشته باشید تا بتوانید مسیر رسیدن به اهداف‌تان را قدم به قدم طی کنید.
فراموش نکنید که توانایی تعیین هدف، برنامه‌ریزی صحیح و عمل به آن، مسیر زندگی‌تان را تعیین می‌کند.
فواید برنامه ریزی روزانه چیست؟
با داشتن برنامه می‌توانید:
- افکارتان را در طول روز نظم دهید،
- ذهنتان را از کارهای انجام نشده و نیمه تمام آزاد کنید،
- روی کارهای مهم‌تان تمرکز کافی داشته باشید،
- عملکردتان را در طول روز ثبت کنید،
- عملکردتان را در پایان روز ارزیابی کنید،
- استرس‌تان را به‌طور چشم‌گیری کاهش می‌دهد،
- کارهای مهم و در اولویت را به سرانجام برسانید،
- طرز فکری خلاقانه‌تر داشته باشید،
- از خودتان رضایت بیشتری داشته باشید،
- سریع‌تر به اهداف‌تان دست پیدا کنید،
- و… .
غیر از موارد بیان شده در این بخش، برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا زمان بیشتری در طول روز برای تفریح، استراحت و انجام کارهای دلخواه‌تان داشته باشید. به این صورت که هر یک دقیقه‌ای که به برنامه‌ریزی اختصاص می‌دهید، تقریبا ده دقیقه در زمان انجام کارهای‌تان صرفه‌جویی می‌کنید. زیرا از سردرگمی و بلاتکلیفی نجات پیدا می‌کنید. بنابراین اگر تنها 10 دقیقه برنامه‌ریزی کنید، می‌توانید 2 ساعت از زمان‌تان را ذخیره کنید.
در مقاله اهمیت برنامه ریزی در زندگی می‌توانید با دیگر فواید یادگیری این مهارت مهم آشنا شوید.
چگونه برنامه ریزی روزانه داشته باشیم؟
اگر تاکنون بارها و بارها برنامه‌ریزی کرده‌اید اما به هدف‌تان نرسیده‌اید، باید بدانید که بدون شک برنامه‌ریزی صحیح و قابل اجرایی نداشته‌اید و یا این‌که به اشتباه برنامه‌ریزی کرده‌اید.
برنامه‌ریزی صحیح به شما کمک می‌کند تا به تمام کارهای‌تان برسید و در پایان روز انرژی کافی داشته باشید. در ادامه به بیان راهکارهایی برای نوشتن برنامه‌ریزی صحیح و اصولی پرداخته‌ایم.
1)شب قبل برنامه‌ریزی کنید
فهرست کارهای‌تان را باید شب قبل بنویسید تا در ابتدای روز سردرگم و کلافه نباشید. این کار به شما کمک می‌کند تا به خوبی بدانید بعد از بیداری، چه کاری باید انجام دهید.
از طرف دیگر نیز با نوشتن برنامه‌ها در شب قبل، ضمیر ناخودآگاه‌تان در طول شب روی آن فهرست کار می‌کند. در نتیجه باعث می‌شود تا در روز بعد ایده‌های جدیدتری برای انجام دادن کارها در ذهنتان داشته باشید.
2)لیست کارها را تهیه کنید
لیستی از کارهایی که در طول روز نیمه تمام باقی مانده‌اند و کارهایی که باید در روز بعد انجام شوند را بنویسید تا به‌طور دقیق بدانید که چه کارهایی باید انجام دهید.
3)برنامه ریزی روزانه :کارها را اولویت‌بندی کنید
کارهایی که نوشته‌اید را اولویت‌بندی کنید تا بتوانید روزتان را با انجام کارهای مهم‌تر شروع کنید.
اغلب افراد از این موضوع غافل بوده و روز خود را با انجام کارهای ساده‌تر شروع می‌کنند. این کار کاملا اشتباه است زیرا باعث می‌شود تا در پایان روز، زمان و یا انرژی کافی برای انجام کارهای مهم‌تر نداشته باشید.
4)فهرست‌های متفاوت تهیه کنید
برای این‌که بتوانید تمام کارهای‌تان را به‌طور دقیق انجام دهید، باید فهرست‌های متفاوتی تهیه کنید. فهرست‌هایی که شامل کارهای محل کار، خانه، تفریح، گذراندن وقت با خانواده، کارهای شخصی و… هستند.
برای مثال اگر کارمند هستید، باید کارهای مربوط به 8 ساعتی که در اداره هستید را در یک فهرست بنویسید و کارهایی خارج از مسئولیت‌های کاری‌تان را در فهرست‌هایی دیگر.
برای این کار توصیه می‌کنیم که در یک فهرست تمام کارهای‌تان را بنویسید و سپس آن‌ها را دسته‌بندی کنید.
5)به پروژه‌های مهم توجه کنید
برای این‌که بتوانید برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید، باید پروژه‌های مهم و بزرگ را طرح‌ریزی کنید. به این صورت که تمام کارهایی که باید از ابتدا تا انتهای پروژه انجام دهید تا به موفقیت برسید را یادداشت کنید، سپس با اولویت‌بندی کردن، آن‌ها را به ترتیب انجام دهید.
این تکنیک به شما کمک می‌کند که بدانید در روز بعد چه کارهایی انجام دهید تا عملکرد بهتری داشته باشید. از طرفی نیز به خوبی می‌دانید که تا چه اندازه به پایان پروژه و رسیدن به هدف‌تان نزدیک شده‌اید.
برای مثال اگر قصد دارید مهارتی را بیاموزید، باید تمام مراحل آن را گام به گام بنویسید تا به هدف‌تان برسید.
مقاله هدف چیست به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های مهمی که برای‌تان در اولویت قرار دارند را به خوبی تشخیص داده و برای رسیدن به آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
6)برنامه ریزی روزانه :انعطاف‌پذیر باشید
در برنامه‌ریزی خود لازم است زمان‌های خالی را برای انجام کارهایی که نتوانسته‌اید انجام دهید و یا نیمه تمام باقی مانده‌اند، در نظر بگیرید.
در طول روز ممکن است اتفاقاتی رخ دهد که شما را از انجام به موقع کارها بازدارد، برای مثال مهمان ناخوانده داشته باشید، تلفن‌تان زنگ بخورد و… . اگر برنامه انعطاف‌پذیری داشته باشید به خوبی می‌توانید کارهای‌تان را تا پایان روز به اتمام برسانید.
7)زمان تعیین کنید
در مقابل هر کدام از کارهایی که نوشته‌اید، زمانی برای شروع و پایان در نظر بگیرید. با تعیین زمان به خوبی می‌توانید کارهای‌تان را به سرانجام برسانید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
8)زمان استراحت داشته باشید
اگر تمام زمان‌تان را در طول روز برای انجام کارهای‌تان در نظر بگیرید، باید بدانید که خیلی زود از برنامه‌ریزی منصرف می‌شوید. زیرا انجام کارها به صورت پیاپی شما را خسته و کلافه می‌کند.
بنابراین در برنامه‌ریزی‌های‌تان باید زمانی را به استراحت و تفریح اختصاص دهید تا انرژی‌تان را افزایش دهید. توصیه شده است که نباید کاری را در مدت زمان طولانی و چندین ساعت پشت سر هم انجام داد تا به پایان برسد، بلکه بهتر است در ازای هر 50 دقیقه کار، 10 دقیقه استراحت کنید.
برنامه ریزی روزانه با روتین روزانه صبحگاهی
داشتن یک روتین منظم روزانه در ابتدای روز به شما کمک می‌کند تا روزتان را خوب و پر انرژی شروع کنید و انگیزه کافی برای انجام کارهای روزانه‌تان را به دست آورید. این روتین باید در جهت توسعه فردی شما انجام شود تا شما را به هدفی که انتظار دارید، برساند. به این معنی که باید کارهای خاصی مانند ورزش کردن، پیاده‌روی، مطالعه و… را در برنامه قرار دهید.
هر فردی می‌تواند با توجه به علاقه خود، روتین منحصر به فردی داشته باشد. اما برای این‌که بتوانید برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و با این سبک آشنا شوید، روتین روزانه هال الرود نویسنده کتاب صبح جادویی را در ادامه بیان می‌کنیم.
روتین صبحگاهی هال الرود
هال الرود یک ساعت از ابتدای روز خود را به 6 فعالیت 10 دقیقه‌ای تقسیم کرده و به انجام کارهای روتین اختصاص داده است:
- سکوت، دعا و مراقبه: این کار باعث کاهش استرس و افزایش آرامش می‌شود،
- مطالعه کردن: اگر هر روز چند دقیقه مطالعه کنید، بدون شک مطالعه را به یکی از عادت‌های روزانه خود تبدیل کرده و به مرور، زمان بیشتری را به آن می‌پردازید،
- جمله‌های تاکیدی: جملات تاکیدی مثبت بسیاری وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا اعتماد به نفس، عزت نفس، انگیزه و… را افزایش دهید. این جملات را بنویسید و هر روز صبح با صدای بلند تکرار کنید،
- تصویرسازی ذهنی: هر روز صبح چند دقیقه چشمان‌تان را ببندید و موفقیتی که انتظار دارید در زندگی به دست آورید را تجسم کنید،
- شکرگزاری کنید: دفترچه‌ای بردارید و هر روز در 3 مورد شکرگزاری کنید. این کار در افزایش روحیه و کاهش افسردگی نقش بسزایی ایفا می‌کند،
- و در نهایت ورزش کنید: ورزش کردن در پایان روتین روزانه انرژی زیادی به شما می‌بخشد. پیشنهاد می‌کنم یکی از ویدیوهای کوتاه ورزشی گرم کردن و یا یوگا را در روز قبل تهیه کنید و به مدت 10 دقیقه انجام دهید.
نکات مهم در برنامه ریزی روزانه
برای انجام بهتر کارهای‌تان در طول روز لازم است تا به نکات مهمی که در این بخش بیان می‌کنیم نیز توجه داشته باشید:
- می‌توانید در ابتدای برنامه‌ریزی خود یک هدف را بنویسید، برای مثال بنویسید که «امروز کمتر غر می‌زنم»، «امروز بیشتر آب می‌خورم» و… . این کار باعث می‌شود تا روزتان را با انگیزه و هدفمند شروع کنید،
- هر کاری که انجام می‌دهید را تیک بزنید تا انرژی و انگیزه بیشتری برای انجام کارهای دیگر به دست آورید،
- این نکته را نیز به خاطر بسپارید که نباید از روزتان انتظار خاصی داشته، زیرا همه چیز در اختیار و تحت کنترل شما نیست.
نرمافزارهای مناسب برای برنامه ریزی روزانه
علاوه بر کاغذ و قلم و یا دفترهای برنامه‌ریزی که امروزه طرفداران بسیاری پیدا کرده‌اند، می‌توانید از نرمافزارهای مناسب نیز استفاده کنید. در مقاله نرم افزار های مدیریت زمان و برنامه ریزی به معرفی این نرم‌افزارها پرداخته‌ایم، به همین دلیل در این مقاله از بیان توضیحات اضافه‌تر خودداری می‌کنیم.
دیدگاهتان را بنویسید